办公室如何抗干扰与提高效率

　　办公室如何抗干扰与提高效率

　　干扰是时间的头号杀手。随时插入的短信、电话、电子邮件、IM聊天等等，不断的干扰让人们的专注力从时间长度和内容深度上都大幅缩减。那么，如何对抗干扰呢？惜知猫在这里抛砖引玉，贡献一些自己尝试过的，比较有效的抗干扰方法。方法一：防干扰时段抗干扰最容易想到的办法就是屏蔽所有干扰。在我公司里，很多人都建立了自己的“抗干扰时段”，个人认为，这个办法非常好。假设下午2:00-4:00是某人的全职专心工作时段，那么在这个时段内，此人的所有IM处于线下状态、不处理邮件、不接电话、不参加会议。或许有人要问了，如果真的有急事，找不到人怎么办呢？在《时间管理》一书中，托马斯提出了个“共同抗干扰时段”的方法。某个人的抗干扰时段要知会所有相关人员，并且指派好应急工作的交接对象。这就意味着，能完成相同工作的人的抗干扰时段必须是错开的，而且不能太长这样，即使在轮班的人在搞不定事情的情况下，你也能较为及时的去处理这个急事。方法二：集中处理，点到为止对于不紧急、不重要，但是频繁出现的事情，可以采取集中处理的办法。比如，对于同事分享的有趣视频、相关新闻、相关文章，这些都是无法预测的干扰，如果2分钟内是看不完这些东西，又很想看，那么，我建议你建立一个EXCEL表格：把文章、视频的url分类整理到这个列表内。在你处理完重要的事情后，专门选择1个小时，逐一点击这些链接去欣赏，然后把你的读后感、观后感再以留言的形式告诉你的朋友。因为这些东西可能是娱乐性质的，没有必要去细读，所以惜知猫建议，点到为止。顺便提一下“阅读强迫症”，或许有很多好奇心较强、缺乏安全感的朋友，会对各种信息特别敏感。他们一条信息也不愿意放过，生怕错过了什么好东西；他们订阅了一大堆东西，收到的邮件不敢标记为已读、每天为读不完这些东西而烦恼。（在《拖延心理学》中对这类人的形成做了详细的剖析，这里不解释原因，只提供解决方案。）如何治疗这一阅读强迫症呢？《时间管理》一书提出的解决方案是：勇敢的标记为已读！如果这个信息足够重要，你一定也会在别处看到的！那你怎么才能在这段时间内增加效率呢？此时，处理事务的效率和个人的心理、生理状态有非常大的关系。所以，我们可以采取一些措施来调整身体和心理状态。方法一：善用早晨的时光古谚有云：“一日之计在于晨”。大家不要简单的理解为“在早上做计划”。早上是一个人心理、生理状态最好的时候：心理上，一天刚开始后，什么事儿都没发生，不太会因为之前的事情影响到心情。生理上，大脑刚休息了一夜，氧气充足，（除非你失眠）昨天发生的事儿再破也感觉过去很久了。所以，如果要安排“抗干扰时段”，最好安排在早上，苏醒后的第一个小时，或者上班后的第一个小时。不过，如果你是夜猫子型人士，就别把重要的事情放在早上哦！这无异于逼自己浪费时间。方法二：选择舒适的工作环境不要低估干净整洁的环境力量。即使你再怎么能适应脏乱差的环境，也躲不过整洁的环境带来的潜在影响。很多科学实验也可以证明这一点。所以你不妨：1、每天下班后（或有空闲时间时）整理下桌面。2、使用一些香薰用品（当然，要先确保自己和周围的人喜欢这个味道）3、桌子挂上一些自己喜欢的装饰4、确保光照适宜5、确保桌椅高度适合自己6、有听音乐办公习惯的人，不妨在工作时放一些让自己放松的音乐。