我们是一家医疗康复产品贸易公司，我以前是做内勤工作的，上个月人事专员离职，老板就让我接手人事工作，最近一直忙着给营销中心招聘业务员。话说前几天确定了一个录用人选，电话沟通跟他确认了薪酬福利和入职时间后，这个候选人让我给他发一个录用通知书。以前和人事专员交接工作的时候，她没有说过要给录用人员发录用通知书。我也不知道该怎么办才好，如果发了录用意向书会不会给公司带来什么隐患。请教一下，确定录取意向后，是否必须给求职者发录用通知书？录用通知书该怎么写，有哪些风险需要规避？

本案应根据具体情况（通常看职位、招聘方式及公司通常做法等）而决定，针对上述提出的几个问题，简要分析如下：

1.发录用通知书不是必需的。用人单位经过面试流程后，对拟用人员会邀请他们入职，这种邀请其实就是一种要约即合同形式。为保障双方权益，最好采用书面形式，但法律不禁止采用口头形式。

既可以电话、口头转告、当面口头答应等形式录用应聘者，而不用专门发通知书；如果要发录用通知书，也可以采取短信、EMS（邮政特快专递）、邮件甚至书信的形式，这样就更具有法律效力，一方若未按约定（求职者从接收通知开始）履行，另一方将可以追究其法律责任。类似的情况，在人资管理实际工作中屡见不鲜。

确定录取意向，其实就是用人单位与劳动者之间达成了“录用”的一个协议，所以适用于合同法的规定，至于用什么，其中书面包括信函、邮件、短信等，口头也有当面通知、找人转告等，都是合法有效的。

2.录用通知书的形式与内容。顾名思义，录用通知书，是由用人单位发出通知，告知应聘者被用人单位录用的一种形式，所以，在形式和内容上都应当注意，让应聘者既易理解，也容易接收。

形式上，可以采用口头或书面，应当在面试决定或事后决定录用时征得应聘者的同意为好。

内容上，有这几个方面应当表达清楚：一是题目应当明白是“录用通知”；二是抬头称呼为“某某先生/女士”为好；三是表达清楚“经过终试，您已经被我司录用为某职位，请于某年某月某日几时带上哪些证件或材料前来报到，与某人某电话联系，若有其他事项，可电话联系”；四是落款，一定要用某公司人力资源部，最好盖相应的印章，注明通知日期等；五是其他事项，可以注明事先约定的工资福利待遇、具体职位、岗位职责和绩效考核标准等，但如果约定不清楚或可能有变化的，需要谨慎。

美观上，有的单位用红色A4纸进行统一印刷，正文用黑色仿宋体，只是在一定需要填写的地方留下空格，便于针对性填写，正如大学录取通知书一样，非常漂亮，这当然是非常受欢迎的，这需要根据公司操作习惯和公司领导人的风格来决定。可以用EMS或快递寄达，显得重视和专业。

3.一定要区分不同职位。录用通知书也不是每个职位的录用人员都要发，一般来讲，基层操作人员当面直接通知报到时间即可，中高层人员较适合用正式的通知书，其他人员选择性采取短信、邮件、当面通知等形式。当然，如果公司非常正规，所有职位都可以采用正式的通知书。不管怎样，最好在人资规范中进行规定，什么职位采取什么通知方式，以便后来者拿来即用。

4.预测可能存在的风险。录用通知书既然是一个合同形式，理当严格履行。所以，从应聘者确实收到该通知书开始，与用人单位一样，他也承担着履行该通知书所载内容的义务，对用人单位而言，在发出通知前，应当注意以下几个方面。

一是岗位或职位。是否与应聘者约定清楚，有没有可能存在理解上的分歧，有没有可能录用其他人员，必须与公司领导和拟录用者再次确认。

二是工资和福利。基本工资、绩效工资、休息休假等，一旦写入录用通知，公司就必须按照此内容履行，如果低于当初与应聘者的约定，应聘者就会误解公司而不来入职；如果高于约定，公司将承担更大的人力成本。所以，必须用数字量化或者用语言界定准确，不能含混。

三是入职时间等。必须清楚到某天几时、具体地点、前往方式、联系人及电话、携带资料和证件、加盖印章等，必须准确，以免造成入职者往返的麻烦。

四是兜底词汇使用。对于岗位，在约定不清楚时，可以使用“管理”“员工”等词汇；对于待遇，包括试用期，有的使用“与本公司同岗位相同”的表达。免去了使用具体的数量词，如果入职后经过再次协商出现变化时，不至于相互矛盾，因为“变化始终比计划快”，同时规避出现其他风险的可能。

五是人岗数量对等。一些单位，考虑到应聘者可能放鸽子的可能性，于是有意适当增加录用通知书的数量。如果所有收到录用通知书的人员都来入职，就会出现麻烦，基层岗位可能便于消化，其他岗位就尴尬了。所以，建议还是分批发录用通知书为好，人员不够时再发录用通知。这也是一些单位对某些岗位不发正式录用通知书的好处之一。

六是严格履行。通知发出去后，公司想更改其中的内容，如果应聘者已经收到通知并且表示不愿意更改内容，此时公司将非常被动。按照法规来讲，公司只能按照通知内容履行，否则就是违约；如果能够说服应聘者，并且再次发出新的通知，或者新通知采用其他方式（如专人专程前往等）能够在旧通知之前到达应聘者手上，或者联系上旧通知寄送人员终止寄送行为，那当然是最好的。相反，如果应聘者收到通知后，既不及时联系用人单位也不前去报到，就是违约行为，但多数用人单位也不会追究其违约责任，一是难于计算损失而不便追究，二是体现公司良好形象。

5.关键是兑现通知。录用通知的所有内容，如果用人单位因各种原因不能较好履行，都会出现一些麻烦甚至承担法律责任，应聘者或公司其他员工都会产生不信任感，负面影响是无形而且深远的。

比如：通知某天几时报到，应聘者按时前来，而联系人出差或电话联系不上；通知写明某职位，入职时却被告知将下降为某职位，工资福利也跟着下降等；报到时被告知已经有人入职，该岗位不空缺；报到时被告知除通知上准备的资料、证件外，还要准备其他证件或材料，应聘者不得不返回取拿或办理。如此种种，都属于不能兑现录用通知的行为，会让应聘者非常心寒。