青岛某贸易有限公司，是一家综合性进出口工贸一体企业，产品涉及五金机械、塑料编织品、产业资材、家纺用品、工艺品、木制品、家具、家居用品、户外用品、服装等众多领域。

一、人员异动、档案信息化管理
1.远程入职，档案信息化
公司于1999年成立，至今已有20年。因为是外贸型公司，公司在日本和国内部分口岸均有办事处。因行业特性和业务需要，人事变动很频繁。
公司不大，所以只有总部一个HR，办事处没有HR和文员，谁是谁招的人、什么情况一概不知，办事处相关人员因为觉得麻烦，就想等有空了再给新员工办理入职手续和收集相关材料，结果往往到最后都忘记了。因此，几乎每个月都有没收到工资的员工打电话来总部吵架。作为总部的HR，虽然知道错不在自己，但是也只能求着分部相关业务人员拿入职信息表给员工填写、拍照发到总部，先处理补发工资的事情。至于添加花名册和人事档案收集等工作，只能一直催，而且因为不清楚具体是哪天入职的，办事处的人也会记不清，总会来回沟通或者扯皮。
2.自动化的入职流程
总部通过2号人事部的【子账号】功能给各办事处分配子账号后，每次新人入职，HR只需要给员工发送邀请，员工有空就会自己填写，因为涉及工资发放，一般都会当天就填好，信息会同步到系统。
入职资料可以现场拍照上传，系统自动识别证件，也不需要后续的证件验证工作，所以整个员工入职过程，最多3分钟就完成了。
因为有了系统监控，哪个办事处没有及时办理入职和上传资料都可以很清楚地找到，公司将这个设置为罚款项，也没有人再拖延办理入职。
图9-9  2号人事部“账号”示例
3.人事异动状态方便查询，实现“人”与“事”的无缝衔接
总部HR往往会先成为老板的助手，然后调岗去业务部门或者升职，或者离职去做专业的HR，因此人事岗位的变动率很高。
新HR进入公司，在工作交接中，“事”很容易交代清楚，但是外贸公司很重要的一点是要搞清楚内部，尤其是主要出口国办事处的人员调动、员工关系等“人”方面的关系，才能顺畅地进行后面的工作。
以前是没有条件给新HR讲清楚这种人与人之间，以及员工自身的异动关系的。新人往往要经过半年才能在不断碰壁中找到门路，也会有很多HR坚持不下去离职，提高了人事岗位的变动频率。
而2号人事部有人事异动记录，查看很方便，并会根据异动实时变化，很容易看到“人”的异动关系和公司人员结构。
新人事到岗，可以通过查询这些信息掌握员工岗位变化和人员异动关系，从而了解更多很难直接传递的信息，避免新人事碰壁和“踩雷”，在很大程度上提高了工作和沟通效率，降低了内耗。
图9-10  2号人事部“员工异动关系”示例
二、公司个性化管理变得很方便
1.数据分析功能为个性化管理提供便利
公司不大，其实用不到数据分析，甚至都不需要做年度汇报。但是公司有很多老板独家特色的个性化管理，比如，有些福利只给入职5年以上的员工等。
虽然人不多，但人事变动频繁，尤其HR也经常换，工作交接时会有很多表格要互相找、跟办事处核对等。但是依然经常出问题，经常会漏发相关福利或者发错工资。
老板性格很细致，这些事儿也会一一关注，因此经常恨铁不成钢地说“这么点人，这点事儿都办不明白”。HR处境很被动也很委屈，因为远程管理真的很难把这些事完全搞明白。
2号人事部的【数据分析】功能有个很重要的链接，每个数据分析色块都可以点开，看到对应的人员。
比如要给五年以上的员工发福利，点击5~10年的色块，就可以看到需要发放对应福利的人。
图9-11  2号人事部“数据分析”示例
在人事日历中备注相关事项，到时自动提醒，这项工作就变得十分省心。
3个月以下未转正的员工，点击“3个月内”色块，就可以看到对应人员，然后在【薪酬】版块设置专属的薪酬方案，匹配给相关人员，月底就会自动核算。
图9-12  2号人事部“薪酬方案”示例
2.财务和HR通过子账号协作
以前核算工资是HR先把各办事处考勤收集汇总、反复核对后给到财务，财务核算薪酬后直接发放。
因为考勤收集过程可能会出差错，财务和HR对接考勤也会有各种疑问，HR需要反馈给办事处核实等，会浪费很多工作时间。
而且财务也有很多出口退税等工作要处理，核算工资、发工资难免会出错，也根本没时间给员工发工资条，每个月都会有员工怀疑自己的薪酬有问题。为了搞清楚情况，HR要重新核对考勤，财务要重新核算工资。
【子账号】功能在这里的作用就很明显了。
首先邀请各办事处相关人员和财务加入子账号，并设置对应权限，防止薪酬信息泄露。
月底，各办事处把自己的考勤情况和补贴情况上传至系统中，并自行与员工核对清楚。系统自动测算薪酬后，财务批量发放工资条。
员工在微信上就能查看工资明细，一目了然，避免了不必要的怀疑。如果真的有问题，自己可以在办事处核对考勤和津贴等信息，然后在【反馈区】反馈情况和问题，HR按照反馈处理，HR和财务的工作都轻松很多。
图9-13  2号人事部“子帐号联动”示例
三、客户评价
“【入职流程】功能方便各办事处及时办理入职手续和总部监控人员情况，避免用工方面出现的薪酬漏发、社保断交等问题。【异动记录】【组织架构】功能能帮助新任HR了解工作事项以外的‘人’的关系，实现‘人’与‘事’的无缝衔接。”
“【统计分析】功能中，点击对应色块就可以看到对应员工信息的设计，对于公司实现类似五年以上员工特殊福利和三个月内未转正员工应发薪酬扣除公司社保部分等进行各种个性化管理。不仅节省了查询核对的工作时间、避免了出错，也给了员工一种方便即时、公司时刻关注到每位员工的感觉，真正实现了管理的意义。”
“【子账号】实现了总部人事、财务与各办事处的相互协作、总部统一监控的管理方式。【薪酬】功能简化了最烦琐、最容易出错的薪酬核算工作，简化了HR财务的工作，从而可以把更多精力放在进出口退税、合同等工作上。【工资条】功能让员工对自己的工资放心，可以专心去跑业务，避免负面情绪影响团队业绩。”