某教育机构，全球早教第一品牌，专业从事0~5岁幼儿的早期教育培训工作，1976年成立于美国加州，目前在全球40多个先进的国家及地区成立了700多家早教育儿中心，2003年进入中国，至今在中国各大城市成立了近300家中心。

一、合同信息提醒避免了一大用工风险
1.每个月清点合同，费时间事小，遗漏事大
“在日常的工作中，HR每月都需要花费一段时间来整理员工合同数据、查看合同到期员工。每个员工都需要提前一个月沟通，需要续签的员工要再走流程完成续签。花时间不是问题，问题是容易忘记，而且清点过程难免遗漏。一旦遗漏时间过长，那就涉及法律层面的问题了。”
2.合同未签订和即将到期自动提醒，节省盘点时间避免发生纠纷
“将花名册导入2号人事部以后（‘2号人事部’可以自动解析花名册一键上传，不用下载填写模板，很方便，在这里要特别赞一下），它可以自动获取员工关键信息。2号人事部获取信息后，会在【我的工作台】右上区域的【人事提醒】中，显示关键事项提醒，合同相关提醒都会有。
“点击对应项目就会弹出名单页面。需要与员工沟通时，系统会通过微信、邮件等途径通知到相关HR，HR可以及时沟通处理。集团每个月都有很多新人入职和合同到期，这个功能不仅节省了盘点时间，还实现了总部对各地早教中心的监管。另外有些员工的合同信息是多份的，也可以在员工详情页直接添加。”
图9-5  2号人事部“人事提醒”示例
二、员工生日和周年提醒为营造企业文化氛围加力
“我们在一个城市有4家分店，人员无法集中管理，生日会也只能按照季度组织。举办前，HR需要重新在目前在职人员里面筛选本季度生日员工，发送生日祝福，并且控制好主角人数。但是这样一定会错过很多员工生日当天的祝福短信，导致员工心理不平衡。每季度一次的生日会组织成本很高，然而实际效果却很难说。公司很注重员工满意度，所以这项工作对人事部来说是很头疼的一个硬骨头。”
三、开通生日提醒后，员工感受到来自公司的时刻关注
“2号人事部会自动获取、计算员工的重要日期，比如生日、周年等。可以在人事提醒设置中设置提醒时间。我们人事部都会提前做一些小礼物，因此是设置提前7天提醒。之后在【人事提醒】栏目中，点击【生日提醒】，就可以打开相关人员名单。2号人事部已经提供很多模板选择了，但是因为行业特性，公司有自己的话术要求，可以添加自定义模板，之后选择【生日当天】发送。员工会收到祝福，还会在办公桌上发现人事部制作的小礼物。”
图9-6  2号人事部“生日提醒”示例
四、客户评价
“劳动法和劳动合同法的执行力度越来越强，企业的用工风险变得很大，人事部要小心翼翼防止仲裁案的发生，但是人力有限，所以‘2号人事部’最初吸引我们的，主要是员工关系管理——直接通知到手机的方式可以说是我见过的最方便有效的方式了。
“对于我们这种人数众多且人员比较分散的企业，生日提醒是非常急需的。因为，我们的员工需要非常敬业才能保证早教的质量，这很可能影响一个孩子一生的发展。可是因为门店比较分散，很难有什么好办法能保证不漏掉任何一个员工的生日祝福。这种考验记忆力的事，交给系统是很明智的选择。现在经常会看见同事在朋友圈的晒图，企业文化氛围变得很温馨，公司对人事部的工作满意度也很高。”