如今的人力资源行业早已越过手工操作的时代，借助信息化工具实现人事管理流程的标准化、规范化和高效化正日益成为人力资源行业的通行准则。

HR的实际需求也佐证着这个观点：“从前，我每天都是忙于登记员工信息、办理新员工入职手续、规整员工档案、制作大量报表，临近月底还要计算薪酬，简直是忙得不可开交。”我们采访了深圳的一家初创公司的HR专员小王，她说：“作为公司的HR，需要参与员工管理、分析企业的用工情况，并且提出优化建议，如果此时能有工具帮助我处理HR的事务性的工作，那该有多好”。
员工管理、招聘、社保和公积金、考勤薪酬等，这些本是需要HR耗费大量时间和精力处理的工作，现在都可以通过使用信息化的工具来解决。
平常HR工作比较琐碎，除耗时长之外，各种其他原因也造成了HR工作效率低下。作为HR，都明白安排好工作轻重缓急和做好时间管理的重要性，然而，实际上总会有下一件更重要的事情打断你的工作；也总会有更紧急的工作需要你立即去处理。所以，很多HR每天忙于各种琐事，工作效率可能并不高。而要下班的时候，才发现当天该干的“正事”还没干完，最后反而成了公司加班到最后的那几个人。
说到这里，可能就有人发出这样的疑问了“信息化工具真的可以帮助HR从传统的、烦琐的事务性工作解放出来吗？如果是要与人沟通接触的，也可以解决吗？”接下来将以人力资源SaaS产品——2号人事部软件为例，详细说明传统工作与使用信息化工具工作的对比，前提是HR学会利用工具。
一、工作日历
1.传统工作方式
每个上班族，包括HR，每天上班的首要事情就是花几分钟时间查阅自己用Excel表做的日程安排。每月初，HR至少得花半个小时计划下当月工作内容：招聘进程和本周目标、本周转正、续签合同和其他入离职手续办理、培训计划、上周的考勤小统计等。除了这些制订的计划外，还有许多周期到期事件：新员工入职两周内签署合同、生日会和入职周年日等需要花在每一个员工身上的钱……便笺纸每天都要用掉十几页。
2.信息化工作方式
使用信息化工具的人事动态日历，工作日程安排一事就再也困扰不了HR了：系统根据花名册自动生成并按时提醒HR今天的寿星、明天入职周年的员工、合同时间到期等事项，其他工作计划也可以在线添加，生成待办事项，还温馨地提醒着未完成的事务，每天1分钟，点下“智能小助手”，做好你的日程管理。
图8-2  2号人事部“智能小助手”示例
二、新员工入职手续办理
1.传统工作方式
新员工入职，对于HR来说也是一件要操心的大事。除前期需要发放Offer、准备公司的员工手册、企业文化介绍书、劳动合同等外，还要预备一个完整的时间段用于检查审核资料并准确无误地录入电脑，以便查阅。若候选人是核心岗位的话，还需要进行背调。
2.信息化工作方式
新员工入职时扫描信息化工具提供的入职二维码，在线填写个人信息，或在线邀请填写，员工填写并提交后，信息将同步到系统，所有的员工信息字段，所有的入职材料后台自动上传，不用手动录入，整个入职过程最多3分钟就可以完成。
操作步骤如下：
● 提供入职登记二维码给新员工；
● 新员工使用微信扫码，根据操作指示直接填写个人资料；
● 填写完点击提交，HR在系统上点击确认办理入职。
图8-3  2号人事部“入职管理”示例
三、合同信息提醒
1.传统工作方式
在日常工作中，合同信息的新签记录、到期续签、无限期核对整理工作几乎每个月都要做一次，确保这份法律门槛最高的项目不会出现任何差池。每个员工都需要提前沟通，续签的合同要走流程，新签的合同也要走流程，不仅耗时长，还容易遗漏，同时清点过程工作量太大。
2.信息化工作方式
将公司已有的员工花名册导入信息化工具以后，它将通过合同签署时间、签署年限、当前时间等信息识别计算，为你人事日历的待办事项上新增未签订合同、合同到期等事项提醒，如下图。
图8-4  2号人事部“人事日历”示例
HR可通过点击各项目的数据查看相关员工数据。在HR绑定微信或邮件后，每日、每周、每月的等工作时间会雷打不动地给你推送。需要与员工沟通时，系统会通过微信、邮件等途径通知到相关HR， HR可以及时沟通处理。
四、招聘管理
1.传统工作方式
招聘几乎是每个HR都会尝试的工作内容。从事过人力资源的人都知道，招聘模块是六大模块中最考验体力的：从不同的渠道挑选简历，对简历进行登记、归类、编档，对候选人进行电邀、发送面试邀请邮件，每位候选人的一面二面三面，录取审批、Offer邮件的时间地点和对接人，再到每个月的招聘报表等。所以说招聘是个体力活，不仅要火眼金睛地挑选候选人，还要三头六臂地hold住所有环节，可是招聘每个环节环环相扣，都需要HR牢牢把控在手。
2.信息化工作方式
（1）简历助手。HR可以使用简历助手直接在招聘网站抓取候选人的各项信息，保证数据的零失误。
图8-5  2号人事部“简历助手”示例
（2）面试日程表。电话邀请候选人成功后，可直接在候选人详情页安排面试，确定时间、地点以及面试协助者（面试官），同时给候选人和面试官推送提醒事项。在系统上，利用面试日程表能更加直观地预览当天以及一周内的面试安排。
图8-5  2号人事部“面试日程表”示例
（3）人才库。人才储备应该是公司人力资源长远发展战略的一部分，人才储备做好了，往往是招聘HR的加分项。在信息化工具中实现人才库功能，不需要重建各种Excel表管理，简历储蓄也非常方便。库内简历可通过关键词搜索或条件组合搜索精准定位，简历资源批量管理，不错过任一人才。
图8-7  2号人事部“人才库”示例
（4）招聘数据统计分析。通过工具对招聘流程的实时监控，对各招聘项目、招聘渠道、流程转化等数据进行统计分析，及时帮助HR做好数据跟踪，甄别渠道质量，发现瓶颈环节，还能输入各种招聘报表，便于二次工作编辑。
图8-8  2号人事部“招聘统计”示例
五、组织架构管理
1.传统工作方式
公司员工对组织架构分布很感兴趣，刚入职的、入职一周的、入职两年的都有需要查看公司部门的层级、上下关系、管理机构，以便更好地了解公司架构。但每次大都靠简单手绘，或是使用Word、Excel一个方框一条直线地设计、画好，有时遇上高层需要的架构图，需要认真对待，优化、给上级审核、修改、定稿、调细节等，整整一个星期才结束。
2.信息化工作方式
信息化工具则能根据花名册的部门岗位分布生成组织架构图，在办理员工入职和异动操作时，组织架构会随着部门层级即时更新，无须手动调整。花名册已经有层级完整的部门信息和岗位信息，成功导入花名册之后，系统会根据部门岗位的关系，自动生成组织架构图。
专业版的组织架构适用于公司架构等较复杂的场景，HR可以在线快速创建和绘制，灵活、方便、高效的架构图绘制工具就是为解决此项工作而存在的。
六、考勤核算
1.传统工作方式
从打卡数据和考勤规则的匹配，从请假记录、调休记录的数据增减处理等到员工的年假、调休假期的统计与发放，是考勤工作的基本流程。
一到月初，HR就要长时间对着电脑一个一个过整个公司整个月的打卡数据，3个小时就撑不住了，休息一下，然后至少要再花6个3小时，而员工的调休单、假期单足以让整理时间再翻一倍。把数据更新一遍、打印出来给员工签字，但签字完全变成自行检查，员工说改就改，说没迟到就是没迟到，也是懒得去翻考勤机的打卡数据核实。一切结束后，才能统一上交薪酬专员。
2.信息化工作方式
信息化工具的考勤管理通过识别班次规则和匹配打卡、请假记录等数据，自动计算并生成考勤月汇总表，HR现在只需花几分钟时间监督员工签字即可。此外，HR还可以根据系统结果盘点分析，用自己的专业敏感度识别异常，做出对企业更有价值的支持工作。任何有异议的声音，只需打开它的打卡记录按姓名查看原始打卡记录即可，工作有理也有据。
图8-9  2号人事部“考勤管理”示例
七、社保公积金
1.传统工作方式
社保专员的工作是盯着政府社保局的政策动态，负责每月的增减员操作，然后导出清单提交给薪酬专员，看起来容易，做起来各种“坑”。参保的比例要和每个员工的户口性质关联上，信息一旦错误那可就得花上一天的时间跑去社保局、银行核实、修改信息。更严重的是，有离职员工申请挂靠一个月、有停公积金不停社保的、有转正后才办理参保的，特殊情况一多，事情总是容易遗漏或者操作失误。此时，社保增减员计划表就派上用场了，它包含了员工的个人信息和社保信息，要先与员工确认参保信息、请上级审核增减人员，来来回回的签字又花掉了十几分钟；成功处理月份的社保缴费之后则需要在社保局规定的时间内下载清单，与当月的工资表匹配，按员工数据整理出来。
2.信息化工作方式
根据员工入离职状态自动生成增减员计划表，并智能获取员工管理中的相关信息，如户籍、身份证号等，其中包含各地最新的参保政策，参保基数、比例等数据按方案统一一次性设置完成，当月及以后每月自动核算，自动生成报表。社保清单的相关数据可以在线导出，同时同步到当月的薪酬管理，免去HR做匹配工作。
图8-10  2号人事部“参保方案”示例
八、薪酬核算
1.传统工作方式
同考勤一样，每个企业的薪酬项目繁多，甚至同个企业内每个部门的计算方式也各不相同，HR在收集、核算等工作中经常与数字打交道，然而人不是机器，难免出错。每一个负责计算薪酬的HR的文件夹里都有各种Excel定死的复杂公式，HR要收集关于考勤扣款、假期薪酬、社保的数据、各部门绩效数据等，然后不停地纵向查找、复制粘贴和检查。确认完成之后邮件给发出，经其他同事复核检查，再正式打印，走最高层领导的签字流程，才会安排银行发薪，每月固定10号发薪的话，算薪工作至少1号就要开始了。
2.信息化工作方式
薪酬管理是通过自定义薪酬科目来维护的，固定工资区分转正前后，无须手动识别，考勤和社保数据同步沿用，应纳税额由系统自动计算。完成之后自动生成工资表、工资条、发薪对接表、成本结构图等。电子工资条是互联网时代衍生品的代表，“2号人事部”的电子工资条可用薪酬模块计算的数据亦可用自行上传的数据，通过微信、短信，即时发送、即时阅读，安全又方便，员工还可在线确认、在线反馈。薪酬数据还可以将历史的分析结果形成报表，直观地了解每个部门的年度薪资成本趋势和各项数据指标，无须手动制作。
此外，还有更加灵活的电子工资条——一键将Excel表工资数据自动生成电子工资条，通过云端传输将明细数据推送给员工，即时、安全、保密、便捷。
九、审批
1.传统工作方式
（1）纸质审批过于烦琐，不能电子化，不易保存和查阅；
（2）审批流程节点多，员工一级级签字耗时耗力；
（3）必须在电脑上发起或者处理，不能随时进行审批，很麻烦；
（4）员工走完审批，HR还得修改员工假期扣减，进行状态变更。
2.信息化工作方式
市面上的关于审批的软件琳琅满目，有电脑端的、手机端的、业务集成软件、网页SaaS的、App的、专属定制的……2号人事部审批针对HR、员工和领导的审批都进行了人性化设置，使用起来更加便捷、高效。
（1）HR端：在2号人事部的网页端后台，HR可以通过表单编辑器，新建各种类型的审批（含人事审批、出勤审批、行政审批、其他审批，也支持自定义审批表单）。在编辑每个审批的样式以及审批流程时，HR可以勾选“审批通过后，状态自动同步”，例如HR对“请假审批”勾选了自动同步，那么当全部流程走完，员工的假期就会自动扣减。
图8-11  2号人事部“审批表单”示例
（2）员工端：采用小程序形式，嵌入微信，员工可以直接通过微信小程序发起审批。
图8-12  2号人事部“徽信小程序”示例
（3）领导端：领导直接在手机小程序上就能查看审批内容，一键完成线上审批，5分钟以内就能走完流程，并支持打印。