薪级工资的确定比较复杂，要进行薪级套改
系统简化有点复杂的薪级工资套改
——任职年限。从正式聘用到现岗位当年起根据实际聘任时间按年度累加计算至2006年的年限（只适用2006年工资制度改革）。职称任职年限指现级别的职称的实际累计任职年限，专业技术系列套改时适用，对于职称级别一直没有变化的人员的职称任职年限= 2006 -任职时间+1。管理职务任职年限为现级别的管理职务的实际累计任职年限，行政管理系列套改时适用，对于现级别职务职务任职年限= 2006 -任命时间+ 1。
例如，张某某，男，博士毕业，副教授。1976年9月～1980年7月，本科；1983年9月～1986年7月，博士（博士学习阶段计算工龄）；1986年8月，正式参加工作（参加工作时间为1983年9月）；1998年7月，副教授。那么，工作年限=2006-1983+1=24年；未计工龄的学习年限=19831976=7年；套改年限=工作年限＋未计工龄的学习年限=24+7=31年；任职年限=20061998+1=9年。通过事业单位专业技术人员薪级工资套改表，得出其薪级为32级（见图2-5）。
教职工岗位变化后，从变动的下个月起执行新聘岗位的工资标准。岗位工资按新聘岗位确定，薪级工资按以下办法确定：由较低等级的岗位聘用到较高等级的岗位，原薪级工资低于新聘岗位起点薪级工资的执行新聘岗位起点薪级工资，第二年不再正常增加薪级工资；原薪级工资达到新聘岗位起点薪级工资的薪级工资不变。由较高等级的岗位聘用到较低等级的岗位，薪级工资不变。在专业技术岗位、管理岗位、技术工岗位和普通工岗位之间变动的薪级工资按新聘岗位比照同等条件人员重新确定。
对于高校教职工来说，2006年已经普遍进行了薪级工资套改，“老人”一般都确定了薪级，每年根据考核情况按规则自动晋级，不用再套改；对于高校新进职工，如果是从机关事业单位调入高校的，一般也都有工资介绍信和工资档案，已经确定薪级，可以不必重新套改；如果是应届毕业生，按见习或初期工资兑现，转正定级后有明确的起点薪级，也不用套改；对于一些从企业引进或曾经参加过工作且没有确定薪级的人才，可能需要重新套改薪级工资。对于校内职工不同岗位类型之间的变动，有一些高校需要重新套改，有一些高校见简化不重新套改，沿用已确定的薪级。考到一些高校有双肩挑的职工，还有一些专业技术岗位人员有行政职务、有一些行政管理人员有职称，这类人员如果采取工资就高，岗位变动或岗级调整可能涉及重新套改薪级。如此复杂的薪级工资套改流程，需要考虑的因素非常多，如果完全靠人工查档和计算，需要占用工作人员大量的时间，由E-HR系统来自动套改则非常有必要，复杂的流程和因素通过基本设置后在后台自动实现套改计算（见表2-7）。薪级套改模块要与岗位聘任、岗位分级、职务任免、入职报到、校内调动等模块关联。
按时准确地发放每月工资是最基本要求
从业务功能上来说，由于机构信息、人事信息和工资信息直接关联，因此，一般高校的人事处内部，都有专门的部门统管这些信息，且统筹工资（包括各类津补贴）发放工作，如劳资科。信息管理对准确性和及时更新要求高，涉及所有教职工的切身利益，因此，劳资科是人事处最复杂、最繁重、最谨慎的部门，信息化手段是必需的。从业务流程上来说（见图2-6），人事处劳资科负责维护部分工资项，结合财经处、资产处（如住房公积金、住房补贴）、校医院、后勤等部门维护的工资项，组成了教职工完整的工资信息。劳资科负责维护大部分工资数据，并对所有工资信息进行查询、校验和统计；其他职能部门维护其负责的个别工资项，涉及发放或扣除费用；财经处与各职能部门直接对接，或者通过人事处劳资科汇总工资数据，只与劳资科对接（可以是系统之间的对接），通过银行核发全校所有教职工的工资。这其中的关键点就是人事变动信息的实时共享，以及各部门发放数据的校验。
图2-6 日常工资管理流程
从功能上来说（见图2-7），E-HR系统支持下，工资管理模块要实现：工资项动态维护，工资标准灵活调整，调薪通知提醒；常规工资发放，单独批次或批量工资发放，工资数据校验，工资信息存档和共享，工资数据自动统计分析等。
图2-7 A校E-HR系统工资管理模块功能
梳理清楚起停薪和调薪业务规则
工资变动（起薪、调薪、停薪）一般由人事信息（最关键是岗位及岗级信息）的变动引起，因而工资管理流程一般由人事信息管理人员触发。人事信息的管理主要分散在人事处不同部门（学校其他职能部门管理的人员信息发生变化，亦需要通过人事处内设部门确认后入库发起调薪流程），不同人员类型及不同的变动内容由不同的部门及业务人员管理，最终信息之间实现关联更新并与工资变动关联。在E-HR系统支持下，具体的工资发放业务流程包括：①各种人事信息生成和变动由劳资科或者其他部门录入后发调薪通知（起薪、调薪、停薪）；②由劳资科负责人（一般为主管副处长）确认调薪指令（决定是否办理及对特殊事项明确的办理指示）；③之后，由劳资科薪酬管理业务人员办理具体工资变动（E-HR系统可根据变动原因自动化处理大部分数据，但需要办理人员核校）；④经薪酬管理负责人（一般为主管科长）审核，系统支持对发放人员、变动原因、发放金额和补扣金额等自动校验；⑤E-HR系统自动生成月份发放表和变动表，报财经处的工资发放业务办理人员兑现，或E-HR系统和财经系统之间通过视图方式对接；⑥财经处办理工资发放之前会交财经处的工资发放负责人（一般为主管副处长）审核，财经处的系统也会对发放数据和变动数据根据一定的规则校验；⑦数据审核无误后，财经处打印每月的变动数据，双方签字确认后，正式提交数据给银行发放，一般是直接发放到教职工关联的工资卡；⑧每月财经处会将发放数据会再回传人事处劳资科，核校比对发放数据，并将工资发放数据导入E-HR系统工资发放库备查。
通过E-HR系统支撑工资发放业务流程，最关键的是要梳理清楚具体的办理规则，主要是起薪（见表2-8）、调薪（见表2-9）和停薪（见表2-10）业务。当然，各个高校的具体业务流程和规则可能不尽相同，关键是明确信息来源、具体规则和业务办理人员。
确保每月工资与津补贴按时发放
工资管理的基本职责就是要确保每月按时、准确地发放基本工资与津补贴，这就要求E-HR系统通过单独和批量的工资变动后，按月生成最终的工资变动数据和发放数据，并提交给财经处，由银行按照财经处汇总和审核的工资数据打卡发放工资。在这个过程中，薪酬管理工作人员在E-HR系统支持下，严格遵循起薪、停薪和调薪的基本规则，按照各相关业务办理人员发送的工资变动通知，完成常规和特殊业务办理流程，并自动化校验过程和结果。
——工资月份管理。对于常规工资与津补贴，主要是按月发放。因此，通过启动与结束工资发放流程，以此可以调控系统和各涉及部门对月份工资数据的管理。系统既支持在工资发放管理模块直接启动月份和初始化数据，也支持在工资月份管理模块增删改查月份。
——初始化工资数据。在工资发放管理模块，系统自动生成工资数据时，会首先复制上月的工资数据，然后根据当月的工资变动记录（起薪、调薪和停薪），对工资数据进行自动调整，由此生成本月工资发放数据和变动数据，与财经处对接。发放数据和变动数据的字段对象可以选择性汇总和导出，也可以多次初始化生成数据。
——单个工资变动。日常工资变动是对教职工工资变化的记录和管理。工资变动类型分为起薪、调薪、停薪，每个变动类型下面又可细分若干变动原因，如调薪的原因可分为：基本工资套改、薪级工资晋级、职务变动、职称变动、转正定级、岗位聘任等。变动原因不同，所需调整的工资项也不同，可以为变动原因预先设置好变动模板，在变动登记时，系统会预设模板进行初始化。工资变动处理是最核心的业务，根据人事信息的变动情况，自动或半自动、单个或批量地调整工资数据，每一条工资办理记录包括标准金额、发放金额、补扣金额、变动日期、兑现日期、补扣截止日期（实现分次补扣）、办理日期、备注等。整个业务实际上就是对当前工资信息的增删改查，关键业务节点包括：人事信息管理负责人及相关业务办理人员发送调薪通知；劳资科负责人审核确认是否办理调薪；薪酬管理办理人员根据调薪通知和相关指示，具体办理起薪、调薪和停薪业务，确定变动的工资项的发放金额和补扣金额、变动日期、兑现日期和补扣截至日期（见图2-8）；薪酬管理负责人审核，相关数据和信息进入工资变动数据库。所有发放的依据是根据就高的原则来确定岗级待遇和薪级待遇。如果不同的工资项由学校不同的职能部门或二级单位管理，那么，可以通过对角色权限范围和字段对象的设置，实现分类管理，由不同的业务办理人员管理其权限范围内人员的授权工资项，但都需要劳资科薪酬管理人员在系统支持下复核和汇总数据。
图2-8 单个工资变动办理界面
——批量工资变动。除了日常单个的人事信息变动引发单个的工资信息变动，对于大批量同类的工资信息变动，系统支持进行批量变动处理。批处理的前提是对各个工资项变动设置调整规则，常常涉及的业务是专业技术职务聘用和岗位分级的岗位变动的调薪、年度考核后的薪级调整的调薪、职务任免后的岗级变动的调薪、退休办理后的在职停薪和退休起薪、大批量的人员入职报到起薪、年度薪酬普涨等。一般的流程是新增批次，设置变动原因、变动日期、兑现日期、变动工资项。导入或通过其他业务模块传递来需要批量变动的人员名单后，系统自动根据涉及的工资项的标准规则，生成新的发放数据和变动数据，薪酬管理业务办理人员核对后，提交名单后就进入到工资变动审核模块，再单个或批量审核确认。
——单独批次发放。除常规的工资发放外，有的时候，还有一些工资项是单独发放的，如第13个月工资、物业补贴、采暖费、防暑降温费、业绩奖励等，这些工资项的发放是一次性的，单独处理更简化。这个模块实际上就是设定发放批次、发放名单和金额，可以单独生成发放数据，也可以集成到当月的工资发放数据中。
——工资变动复核。不可避免，薪酬业务办理和管理人员在工作中可能出现漏误，因此，在正常的工资变动确认、办理、审核环节之外，系统特意增加了一个工资变动复核环节，如果在工资发放之前发现了错误，可以直接在此对已经办理的工资发放数据进行修改。这是一个超级管理权限，应慎用少用，但却是非常必要，因为错误总是难免的。
——工资数据汇总。有些高校的工资数据的统筹汇总在人事处，有的高校则在财经处。对于前者，除人事处统筹管理的工资项数据，人事处还需要汇总来自各二级单位、资产处、后勤处、校医院等与工资相关的职能部门所管理的工资数据。系统支持直接填报、批量导入或视图对接功能，可由各部分上报汇总到当月的工资总表中。对于二级单位填报的工资发放数据，其经费来源可能是学校切块包干或单位自筹的人员费，需要在人事处备案发放情况，可以单独开发二级单位人员费管理模块，也可以赋权限给二级单位管理本单位教职工的部分工资项，最终都需要汇总到人事处报财经处的当月工资数据中。
——个税计算。工资数据汇总后，按公式计算个税。扣税后生成最后的实发工资数据。有的高校的这项工作在财经处完成。个税计算要考虑一些特殊情况，例如，千人计划人才减半缴税，享受国务院特殊津贴的人员和达到退休年龄的人员不用缴税；还有一些工资项可能不计入纳税基数，或者还要从纳税基数中扣除。个税计算模块可以做成一个通用的工具。
——数据校验。工资与所有教职员工切身利益相关，既需要提高效率，也要有耐心细心不能出错。因此，在正式提交数据给财经处之前，需要对已经生成的工资数据进行校验，重点核查工资发放数据与人事信息的一致性、工资变动数据与发放数据的一致性、本月工资与上月工资数据比较的合理性，既核校人数和金额，也核校发放规则的执行情况。对于可能有问题的数据，E-HR系统定位后可以进行修改和再审核确认。
——工资发放。人事处所有的人事信息和工资数据最终要与财经处的工资数据交换，最终校验一致后，通过银行发放。一般来说，需要交换的数据包括人事变动信息、工资发放数据、工资变动数据，可以通过Excel表格交换，也可以在系统之间通过视图对接。
——工资查看。由于人事处管理的工资数据并不全，为了统计分析和开具收入证明等需要，财经处发放工资后，需要将数据回传人事处或直接通过系统对接方式，进入E-HR系统的工资发放数据库备查，也支持个人对个人工资数据的查看。系统还支持对个人当前工资信息的查看，并可以根据需要打印工资档案表和工资条。
专项资金发放和工资返还管理
除上述常规的工资变动和发放工作外，还有一些特殊专项资金的发放，有些可以纳入日常工资发放，有些则采用专门的发放流程更简单高效。所谓专项资金，是国家或上级部门下拨的具有专门指定用途或特殊用途的资金。这种资金都会要求进行单独核算，专款专用，不能挪作他用。因此，在E-HR系统中，这些专项资金的发放数据与每月常规的工资和津补贴发放数据分别办理。专项资金可分为常规性和非常规性。对于常规性的，不管是标准变动还是补扣款都在工资日常变动时统一处理；对于业绩奖励这类的非常规专项资金，将需要单独处理。有些高校，在常规工资体系之外，对一些高层次人才，如院士、长江学者、杰青等，给予特殊津贴。系统需要对每次发放时间和金额都记录，并可自动打印领取单。
由于某种原因多发了工资，例如，离校或离世没有及时停薪、出国没有及时调薪等，这类人员需将多发的工资返还。人事处劳资科在线填写个人工资返还单给财经处，由财经处负责收回工资。返还的方式有三种：现金返还、从工资中扣、从抚恤丧葬费扣。人事处除对个人返还工资信息进行维护外，也可对具体的返还明细（返还时间、返还工资项、金额）进行维护；可导出个人返还工资信息和具体的返还明细。当然，如果这些人员还继续发放工资，则还可以在工资变动模块按补扣的方式解决工资返还问题。
在一些学校，还有一种工资返还方式，即对于产业系统和后勤系统、分校和附属学校的部分占用学校事业编制的职工，由于这些单位可能实行独立核算，因此，如果学校本部对这些职工发放了档案工资，与之相关的单位要定期返还发放的工资。对于E-HR系统来说，正常对这些职工按标准发放档案工资，由财经处直接与这些单位进行工资返还对接，人事处只需要在E-HR系统对这些人员的工资信息进行标注和对返还的工资做记录备查。
定期实行年薪结算并多退少补
年薪制是以年为单位计算收益报酬的一种分配制度，主要由基本年薪和风险收入两部分组成，是一种绩效与薪酬直接挂钩的高风险薪酬制度。我国实施年薪制的高校中，超过半数学校采用的是打包制，即一揽子模式，将教师的基本工资、绩效薪酬和各种福利采用固定的薪酬数额确定。[18]年薪决算的含义是，当给一个年薪制人员发年薪满1年（12个月），在第13个月测算所发的工资（用人成本）是不是达到了议定的年薪数额，多退少补。有的高校的年薪制比较复杂，从人事关系来说，分为体制内（转了人事关系的教职工）和体制外（没有转人事关系的教职工），区别在于是否发放岗位工资、基本工资和国家规定的津补贴，年薪总额不变；从管理方式来说，分为普通年薪和成本年薪，普通年薪就是税前工资总额，这类年薪测算比较简单，成本年薪就是年薪总额包括学校承担的公积金、社保费用及各类福利成本，这类年薪不太合理，教职工会感觉到实际到手的工资比协议商定的数额差别较大。
无论采用何种年薪方式，都需要对一个期限内的工资发放情况进行年薪结算。有的学校是根据教职工起薪时间，每个月都进行部分到期教职工的年薪结算，有的学校是在一个固定期（如每年1月1日）统一对所有的年薪制人员进行结算。结算的方式很简单，就是根据年薪类型和协议每个月应发的工资额度减去实际每个月发放的参与结算的应发工资金额，这个差额的合计就能确定多退少补的金额。
主动应对社保的社会化改革的大趋势
从广义来说，薪酬福利除基本工资和津补贴外，还包括社会保险和住房公积金。在具体管理方式上，有的高校是按人员类型，由人事处内部不同的部门分别管理事业编的工资和社保或非事业编的工资和社保业务；有的高校则是按业务类型，由人事处内部不同的部门分别管理所有教职工的工资或所有教职工的社保。由于现行政策下，高校对事业编和非事业编人员的社保实行“双轨制”，社保管理工作政策性强、业务繁琐，由人事处所设的专门部门统一管理更科学。而且，现阶段随着国家养老改革政策的陆续出台，高校教职工的社保正从双轨转向并轨，有大量的信息核校和业务办理工作。因此，有些高校专门成立人力资源服务中心归口管理所有教职工的社保，以及非事业编人员的人事信息。
社保政策：从双轨到并轨
社会保险是由政府举办，强制某一群体将其收入的一部分作为社会保险税（费）形成社会保险基金。在满足一定条件的情况下，被保险人可从基金获得固定的收入或损失的补偿，它是一种再分配制度。社保政策是由政府制定、用于贯彻指导社保体系构建运行的政策方案。社保政策规定，社保包括养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险和住房公积金，即通常所说的“五险一金”（见表2-11）。个人的税前工资中，要先缴纳“三险一金”，之后再扣除个人所得税，剩下的便是个人的税后工资。而单位除了支付职工工资，还要为职工再缴纳单位需要负担的“五险一金”。职工拿到手的税后工资，可能只相当于单位为其支出成本的一半。当然，住房公积金也可以视为职工的收入。
地方政府的社保系统一般将人员类别分为：本市城镇、外埠城镇、本市农村（农村劳动力）、本市农村（农民工）、外埠农村（农村劳动力）、外埠农村（农民工）。对高校来说，主要按事业编、非事业编人员分类管理，在并轨前事业编教职工一般只用缴纳“两险一金”（缴纳失业保险和工伤保险，不缴纳养老保险）。
表2-11 社保种类及缴费标准
——养老保险。全称为社会基本养老保险，是国家和社会根据一定的法律和法规，为解决劳动者在达到国家规定的解除劳动义务的劳动年龄界限，或因年老丧失劳动能力退出劳动岗位后的基本生活而建立的一种社会保险制度。根据我国《社会保险法》规定，只要在退休前累计缴满15年的养老保险金即可享受养老保险待遇；即使出现断缴，只要在退休前缴齐费用即可。影响退休后能领多少养老金的因素主要有开始工作时间、工作年限、退休前的工资和个人账户余额。国家机关事业单位人员的养老保险与城镇职工养老保险在制度变革过程中先后经历了分离→合并→分离的过程。1993年8月，国务院颁布的《国家公务员暂行条例》对国家机关事业单位人员的退休养老制度做了较大修改和调整，公务员不需要为养老缴纳任何费用。机关、事业单位社会养老保险制度的基本特点是：养老保险金固定，一般以退休前最后一个月的工资为基数按一定比例计发；保障水平高，无论是名义替代率还是实际替代率都高于企业；个人不承担缴费义务，完全由财政负担。由于没有统一的政策和法规相配套，各地区根据自身的财政收入状况自行其是，致使机关事业单位的养老保险待遇与企业职工的养老保险制度不相衔接，而且事业单位彼此之间差距明显。
——医疗保险。医疗保险是当人们生病或受到伤害后，由国家或社会提供医疗服务或经济补偿的一种社会保障制度。必须参加城镇职工基本医疗保险的单位和职工，既包括机关事业单位也包括城镇各类企业，既包括国有经济也包括非国有经济单位，既包括效益好的企业也包括困难企业。公费医疗指国家为保障国家工作人员而实行的、通过医疗卫生部门按规定向享受人员提供免费医疗及预防服务的一项社保制度。从1998年起，在国务院发布了《关于建立城镇职工基本医疗保险制度的决定》（国发〔1998〕44号）后，除中央直属机构及极少数省级机关外，公费医疗制度已陆续完成了与城镇职工医疗的接轨。
——失业保险。失业保险是指国家通过立法强制实行的，由社会集中建立基金，对因失业而暂时中断生活来源的劳动者提供物质帮助进而保障失业人员失业期间的基本生活，促进其再就业的制度。《失业保险条例》规定，城镇企业事业单位应按照本单位工资总额的百分之二缴纳失业保险费。单位职工按照本人工资的百分之一缴纳失业保险费。城镇企业事业单位招用的农民合同制工人本人不缴纳失业保险费。
——工伤保险。工伤保险是指劳动者在工作中或在规定的特殊情况下，遭受意外伤害或患职业病导致暂时或永久丧失劳动能力以及死亡时，劳动者或其遗属从国家和社会获得物质帮助的一种社会保险制度。工伤不管什么原因，责任在个人或在企业，都享有社会保险待遇，即补偿不究过失原则。根据《工伤保险条例》的规定，工伤保险的适用范围包括我国境内的企业、事业单位、社会团体、民办非企业单位、基金会、律师事务所、会计师事务所等组织和有雇工的个体工商户。公务员和参照公务员法管理的事业单位、社会团体的工作人员因工作遭受事故伤害或者患职业病的，由所在单位支付费用。
——生育保险。生育保险是通过国家立法规定，在劳动者因生育子女而导致劳动力暂时中断时，由国家和社会及时给予物质帮助的一项社会保险制度。我国生育保险待遇主要包括两项。一是生育津贴，二是生育医疗待遇。凡是与用人单位建立了劳动关系的职工，包括男职工，都应当参加生育保险。
——住房公积金。住房公积金是指国家机关、国有企业、城镇集体企业、外商投资企业、城镇私营企业及其他城镇企业、事业单位、民办非企业单位、社会团体及其在职职工缴存的长期住房储金。具有强制性、互助性、保障性。住房公积金由两部分组成，一部分由职工所在单位缴存，另一部分由职工个人缴存。职工个人缴存部分由单位代扣后，连同单位缴存部分一并缴存到住房公积金个人账户内。
20世纪90年代以后，我国最终形成了社会统筹与个人账户相结合的基本养老保险制度模式，但是，机关事业单位职工和退休人员游离在养老保险制度之外，双轨制引发的矛盾愈益凸显。从制度内部看，机关事业单位的退休费用由财政或单位承担，单位之间负担畸轻畸重；机关事业单位工作人员退休费是按“最终工资”的一定比例分档计算的，难以充分体现工作人员整个职业生涯的劳动贡献。从全社会的角度看，由于制度模式不同，机关事业单位与企业之间养老保险关系相互转移接续困难，制约了人力资源合理流动和有效配置；机关事业单位与企业之间的退休费（养老金）待遇确定和调整难以统筹协调，待遇差距拉大，产生不平衡。2015年1月，国务院以国发〔2015〕2号发布《关于机关事业单位工作人员养老保险制度改革的决定》。同月，人社部有关负责人就贯彻实施该文件有关问题进行了解答。[19]
推进机关事业单位养老保险制度改革，是我国养老保险体系建设的一项重大突破，有利于统筹推进城乡养老保障体系建设，有利于促进机关事业单位深化改革，有利于逐步化解“待遇差”的矛盾，有利于全面体现工作人员的劳动贡献。“一个统一、五个同步”是机关事业单位养老保险制度改革方案确定的基本思路。“一个统一”就是：机关事业单位与企业等城镇从业人员统一实行社会统筹和个人账户相结合的基本养老保险制度，都实行单位和个人缴费，都实行与缴费相挂钩的养老金待遇计发办法，从制度和机制上化解“双轨制”矛盾。在此基础上，形成城镇职工和城乡居民基本养老保险并行的两大制度平台，并可相互衔接，从而构建起完整的城乡养老保险制度体系。“五个同步”：一是机关与事业单位同步改革，避免单独对事业单位退休制度改革引起不平衡。二是职业年金与基本养老保险制度同步建立，在优化保障体系结构的同时保持待遇水平总体不降低。三是养老保险制度改革与完善工资制度同步推进，在增加工资的同时实行个人缴费。四是待遇确定机制与调整机制同步完善，退休待遇计发办法突出体现多缴多得，今后待遇调整要综合考虑经济发展、物价水平、工资增长等因素，并与企业退休人员等群体统筹安排，体现再分配更加注重公平的原则。五是改革在全国范围同步实施，防止地区之间出现先改与后改的矛盾。
——改革的范围。确定为按照公务员法管理的单位、参照公务员法管理的机关（单位）、事业单位及其编制内的工作人员参加机关事业单位养老保险。
——缴费的基数和比例。单位按工资总额的20%缴费；个人按本人缴费工资的8%缴费，本人缴费工资高于当地职工平均工资3倍的部分不纳入缴费基数，低于平均工资60%的以60%为基数缴费，即“300%封顶、60%托底”，形成单位、个人、政府共担的新机制。
——基本养老金待遇计发办法。一是基础养老金，以社会平均工资和本人缴费工资的平均值为基数，每缴费1年计发1个百分点，即缴费年限越长，待遇水平越高。二是个人账户养老金，累计历年个人缴费的本息，除以规定的计发月数。由原来按“最终工资”的一定比例分档计发退休费，改为主要按照本人历年缴费多少、缴费期长短来计算养老金标准，工作人员的职务、工资变动可以精细计算到每年，甚至每个月。
——改革前后待遇的衔接政策。总的原则是“老人老办法、新人新制度、中人逐步过渡”。“老人”是指改革前已退休的人员，他们原待遇维持不变，并参加今后的待遇调整。“新人”是指改革后新参加工作的人员，他们将来退休时，基本养老金为基础养老金与个人账户养老金两部分之和。“中人”是指改革前参加工作、改革后退休的人员，实行“逐步过渡”的政策，一是他们在改革前的没有实行个人缴费的工作年限确定为“视同缴费年限”。二是设定一定期限的过渡期，在过渡期内实行养老待遇的新老计发办法对比，“保低限高”。
——基本养老金待遇的调整。机关事业单位退休人员待遇调整不再与同职级在职职工增长工资直接挂钩，而是与企业退休人员以及城乡老年居民基本养老待遇调整统筹考虑。
——严格基金管理和监督。机关事业单位养老保险基金单独建账，与企业职工基本养老保险基金分别管理使用，纳入社会保障基金财政专户，实行收支两条线管理，专款专用。
——养老保险关系转续。无论哪种转移方式，工作人员转移前后的缴费年限（含视同缴费年限）连续计算，以维护其合法权益。
——建立职业年金。单位按工资总额的8%缴费，个人按本人缴费工资的4%缴费。工作人员退休时，依据其职业年金积累情况和相关约定按月领取职业年金待遇。
——加强经办服务。机关事业单位养老保险原则上实行属地化管理。
与国家层面的政策一致，高校教职工的养老保险改革，关键点也是如何处理改革前后待遇水平的合理衔接，关注设置多长的过渡期，是否封定老办法退休费计发基数，过渡系数如何设置，视同缴费指数如何确定，待遇不降低如何实现。教育部人事司的调查显示，高校领导、中层干部和人事部门认为“养老保险社会化是大势所趋，应积极推进”（见图2-9）。
社保管理：定名单与基数
在政府的社保经办部门层面，“互联网+”信息化打造“一制四化”经办模式。一制指综合柜员制，单人临柜受理面向参保对象各类业务的前台服务形式。四化指实行网厅一体化、业务财务一体化、业务档案电子化、咨询查询多元化。关键要素是明确前台后台、管理层级、办结方式、服务渠道、风险警示和归档要求，重点抓好以下环节和任务（见图2-10）。[20]
图2-10 社保网上经办流程
——组织参保，应保尽保。对单位和人员的参保把关，办理单位和个人参保登记/变更/注销。按照《关于分类推进事业单位改革的指导意见》（中发〔2011〕5号）规定，公益一、二类事业单位纳入机关事业单位养老保险范围。对混岗、混编、超编、借编工作人员，用人单位应先按照有关规定进行清理规范，待明确工作人员身份后再纳入相应的养老保险制度。机关事业单位编制内工作人员中的外籍及港澳台籍人员按照《社会保险法》和《在中国境内就业的外国人参加社会保险暂行办法》（人社部令第16号）第三条规定办理机关事业单位养老保险参保手续。编制外人员参加企业职工养老保险。
——基金征缴，应收尽收。基本养老保险费由单位和个人共同负担。单位缴纳基本养老保险费的比例为本单位工资总额的20%，个人缴纳基本养老保险费的比例为本人缴费工资的8%，由单位代扣。机关事业单位在参加基本养老保险的基础上，应当为其工作人员建立职业年金。单位按本单位工资总额的8%缴费，个人按本人缴费工资的4%缴费。事业单位工作人员的个人缴费工资包括本人上年度工资收入中的基本工资、国家统一的津贴补贴、绩效工资。由参保单位、社保机构、银行三方签订协议，参保单位委托银行代扣，银行发现参保单位约定的账户上有足额资金即自动扣款，划拨至收入户。
——个人账户，规范管理。个人账户储存额只用于工作人员养老，不得提前支取，每年按照国家统一公布的记账利率计算利息，免征利息税。参保人员死亡的，个人账户余额可以依法继承。机关事业单位按规定为工作人员办理参保缴费手续后，社保经办机构要及时为每一位参保人员建立养老保险个人账户，社保经办机构按月记录参保人员个人账户。
——关系转续，衔接顺畅。参保人员在同一统筹范围内的机关事业单位之间流动，只转移养老保险关系，不转移基金。参保人员跨统筹范围流动或在机关事业单位与企业之间流动，在转移养老保险关系的同时，基本养老保险个人账户储存额随同转移，并以本人改革后各年度实际缴费工资为基数，按12%的总和转移基金，参保缴费不足1年的，按实际缴费月数计算转移基金。转移后基本养老保险缴费年限（含视同缴费年限）、个人账户储存额累计计算。
——核发待遇，准确及时。按时足额并实行社会化发放。新人：国务院决定实施后参加工作、个人缴费年限累计满15年的人员，退休后按月发给基本养老金。中人：决定实施前参加工作、实施后退休且缴费年限（含视同缴费年限）累计满15年的人员，按照合理衔接、平稳过渡的原则，在发给基础养老金和个人账户养老金的基础上，再依据缴费年限长短发给过渡性养老金。老人：国务院决定实施前已经退休的人员，由社保机构继续按照国家规定的原待遇标准发放基本养老金，同时执行基本养老金调整办法。
——基金管理，安全合规。养老保险基金是机关事业单位退休人员和工作人员未来的“养命钱”，必须确保安全，防止被挤占挪用。做好账户设置、收入缴存、支出划拨、对账、会计核算、收入核算、支出核算、记账、编制报表、预算管理和决算管理。
——职业年金，集中管理。职业年金与机关事业单位基本养老保险适用范围相一致、单位和个人缴费基数一致；由经办机构统一按月收缴基本养老保险费和职业年金费用，不足额不收，也不接收趸缴；单位缴费按照个人缴费基数的8%计入本人职业年金个人账户，个人缴费的4%直接计入本人职业年金个人账户。个人缴费实行实账积累。对非财政全额供款的单位包含财政补助资金、单位自筹资金，实行实账积累。对财政全额供款的单位，单位缴费采取记账方式，每年按照国家统一公布的记账利率计算利息。工作人员退休前，本人职业年金账户的累计储存额由同级财政拨付资金记实。
在学校层面，社保管理主要是对教职工参保情况和缴费记录的管理。通过系统可以设置社保计算规则，登记教职工参保和退保信息，然后由系统自动计算每个月的社保缴纳情况。
——社保险种设置。根据高校属地的社保政策，可以在系统中设置险种，以及各险种不同人员类别的单位缴费比率、个人缴费比率、基数上限、基数下限（见图2-11）。这些参数的设置可以随属地社保政策的变化而灵活调整。
图2-11 社保险种设置管理界面
——参保人员管理。通过系统记录教职工的参保信息，包括缴费基数、人员类别等。并可进行增员/减员/变更操作（见图2-12）。二级单位审核本单位的社保增员/减员/变更信息，人力资源服务中心根据二级单位提交的信息进行审核。审核的前提是E-HR系统有及时更新的准确的教职工人事信息。这类流程也可以由人力资源服务中心管理人员直接录入或由于人事信息变更引发。在人事信息中，有是否需要缴社保和社保类型字段，如果这些字段的内容发生变化，或者由于教职工的增员和减员，系统会自动提醒参保人员做相应变化。
图2-12 社保增员/减员/变更流程
——社保缴费记录。基于社保险种设置、参保人员信息和工资信息，系统可以按月自动生成社保缴费数据。个人缴费数据可以直接提交到工资发放数据中，或者直接与财经处及其业务系统对接。列表显示的数据有：姓名、身份证号、聘用类型、单位、单位工资、学校工资、工资基数以及五险一金的缴费基数、学校缴费、单位缴费、个人缴费等（见图2-13）。
图2-13 社保缴费信息管理界面
——社保月份管理与数据上报。社保一般是按月管理，并且每月生成的社保数据要与财经处的工资数据对接，也需要向上级社保机构上报数据。这个月份管理的功能与工资管理模块的功能一致，也具有开启、结束和删除等功能。由此可见，如果把社保当作一类特殊的工资项，也可以考虑将社保管理集成到工资管理模块，这样就避免因为教职工增减员及其信息变更，而需要在不同的模块分别进行工资和社保数据调整。
单位和职工个人必须依法履行缴存住房公积金的义务，高校也不例外。公积金管理是对教职工的公积金缴费信息进行管理，适用社保管理模块，也可以根据其业务特点单独建设公积金功能模块。通过系统设置公积金缴费比率和教职工的缴费基数，系统自动计算教职工每月的公积金缴费信息，包括单位缴费金额和个人缴费金额，直接汇总到工资数据或社保数据中，与财经处及其业务系统对接。有些高校的公积金与社保管理分开，并不在人力资源服务中心，而是在资产处，测算方式并不是严格按照个人的工资发放基数×12%，计算办法比较复杂，因此，要借助E-HR系统设置公积金的计算规则、管理发放名单和发放数据。
2015年年初，国务院印发了《关于机关事业单位工作人员养老保险制度改革的决定》，要求机关事业单位在参加基本养老保险的基础上，应当为其工作人员建立职业年金。2015年4月，国务院办公厅印发《机关事业单位职业年金办法》。职业年金是一种补充养老保障制度，既不是社会保险，也不是商业保险，而是一项单位福利制度，是事业单位及其职工依据自身经济状况建立的保障制度，事业单位及其职工承担因实施职业年金计划所产生的所有风险。职业年金所需费用由单位和工作人员个人共同承担。单位缴纳职业年金费用的比例为本单位工资总额的8%，个人缴费比例为本人缴费工资的4%，由单位代扣。单位和个人缴费基数与机关事业单位工作人员基本养老保险缴费基数一致。参加人员、资金筹集、缴费分配、账户转移、权益归属和待遇领域六部分是职业年金方案设计的重点[21]，这也是将来高校实施职业年金制度后，E-HR系统的职业年金管理模块的主要功能，也可适用工资或社保管理模块。
虽然高校教职工社保并轨还没有实施，但国家政策对此已经有明确规定，并轨是迟早的事情。人社部和财政部《关于贯彻落实﹤国务院关于机关事业单位干工作人员养老保险制度改革的决定﹥的通知》（人社部发〔2015〕28号）已经明确了“新人”“老人”和“中人”的原则性实施策略，E-HR系统可以在原来事业编制和非事业编制人员双轨制社保管理模块的基础上，根据新的政策规定开发新的功能模块，重点仍然是单位和个人缴费基数、参保人员名单管理，“中人”过渡期间的待遇也可以进行模拟测算。
以人为本兑现并记录基本福利
对于一些高校，人事处劳资科还负责管理和兑现教职工的基本福利，如抚恤金、遗属补助、困难补助和探亲路费等。由于这类教职工可能并不具备上网的条件和技术，而且涉及的业务流程也不复杂，因此，可以采取线下线上相结合的办理方式，系统主要是支持由劳资科直接记录基本信息，并将这些信息在线传递给财经处，教职工就尽量不涉及申请和审核业务流程，可以凭借系统打印的纸质凭证到财经处领取或直接打卡相关福利费用。
——抚恤金和丧葬费。事业编的教职工去世后，其亲属可带着相关证明到人事处劳资科申请领取抚恤金和丧葬费。人事劳资科登记领取信息并自动打印抚恤丧葬费领取单，领取人拿着领取单到财经处领取费用，E-HR系统同时向财经处共享这些信息。抚恤金和丧葬费领取记录的信息包括：单位、工号、姓名、抚恤金、丧葬费、申领时间、领取人和备注等。抚恤金根据该职工的国家工资情况自动计算得到。教职工去世后，由于各种原因没有立即停薪，多发的工资在亲属领取抚恤金和丧葬费时从中扣除。
——遗属补助。事业编的教职工去世后，学校根据国家相关规定给予其直系亲属一定的生活补助。遗属补助的发放与否和发放标准主要跟职工的配偶和子女情况相关，如配偶是否有工作、有几个子女、子女是否18岁以下等。遗属补助一年领取一次，遗属每年带着相关证明到人事处劳资科领取当年的补助，人事劳资科登记补助领取信息并自动打印遗属补助领取单，领取人拿着领取单到财经处领取补助。遗属补助信息包括：年度、单位、工号、姓名、补助对象、与职工的关系、补助标准、补助月数、金额、申领时间、领取人和备注等。
——伤残抚恤金。学校按国家规定的标准给伤残人员发放伤残抚恤金，一年领取一次。每年带着相关证明到人事处劳资科领取当年的伤残抚恤金，劳资科登记伤残抚恤金领取信息并自动打印伤残抚恤金领取单，领取人拿着领取单到财经处领取伤残抚恤金。
——困难补助。学校对各二级单位的年福利费有个总额限定，主要根据各单位的在职人员数和退休人员数，计算出各单位的年福利费。各二级单位根据具体情况给本单位的职工发放困难补助，人事处对发放总额进行监控。原则上该年度的发放总额不能超过年福利费额度。一般情况下，二级单位提出发放申请，人事处审核即可。录入福利费标准，可自动生成全校所有二级单位的年福利费信息。年福利费信息包括：年度、单位、职人员数、退休人员数、福利费标准、年福利费。困难补助发放信息包括：补助对象、补助原因、金额、时间、备注。人事处可对各单位的困难补助发放信息进行维护，包括增删改查和导入导出。对于已经实行人员费切块包干的高校，困难补助可以直接在二级单位人员费管理模块办理。
——探亲路费。教职工可根据国家规定享受探亲假。教职工探亲的往返路费即探亲路费，个人可提出报销申请，在线填写探亲路费报销单，先由所在二级单位审核，再由人事处审核确认，最后将探亲路费报销单交给财经处报销。探亲路费报销信息包括：单位、工号、姓名、婚姻状况、探望对象、探亲地点、探亲性质、探亲起止日期、路经、金额、申领时间、领取人和备注等。一些高校报销探亲路费需要提供发票，教职工需要到现场办理这些业务。
相对于岗位工资，薪级工资的确定比较复杂，要进行薪级套改。薪级工资主要体现工作人员的工作表现和资历（与套改年限、任职年限、所聘岗位、工作表现相关）。薪级工资更多与年限有关，一般情况是“只增不降”（对考核合格及以上等次的工作人员每年正常增加一级薪级工资）。对于同系列的岗位变动人员，薪级工资采取“就高”原则；对跨系列的岗位变动人员，比照同等条件人员重新确定，学校可以参照采用薪级“就高”原则。
——任职年限。从正式聘用到现岗位当年起根据实际聘任时间按年度累加计算至2006年的年限（只适用2006年工资制度改革）。职称任职年限指现级别的职称的实际累计任职年限，专业技术系列套改时适用，对于职称级别一直没有变化的人员的职称任职年限= 2006 -任职时间+1。管理职务任职年限为现级别的管理职务的实际累计任职年限，行政管理系列套改时适用，对于现级别职务职务任职年限= 2006 -任命时间+ 1。
例如，张某某，男，博士毕业，副教授。1976年9月～1980年7月，本科；1983年9月～1986年7月，博士（博士学习阶段计算工龄）；1986年8月，正式参加工作（参加工作时间为1983年9月）；1998年7月，副教授。那么，工作年限=2006-1983+1=24年；未计工龄的学习年限=19831976=7年；套改年限=工作年限＋未计工龄的学习年限=24+7=31年；任职年限=20061998+1=9年。通过事业单位专业技术人员薪级工资套改表，得出其薪级为32级（见图2-5）。
教职工岗位变化后，从变动的下个月起执行新聘岗位的工资标准。岗位工资按新聘岗位确定，薪级工资按以下办法确定：由较低等级的岗位聘用到较高等级的岗位，原薪级工资低于新聘岗位起点薪级工资的执行新聘岗位起点薪级工资，第二年不再正常增加薪级工资；原薪级工资达到新聘岗位起点薪级工资的薪级工资不变。由较高等级的岗位聘用到较低等级的岗位，薪级工资不变。在专业技术岗位、管理岗位、技术工岗位和普通工岗位之间变动的薪级工资按新聘岗位比照同等条件人员重新确定。
对于高校教职工来说，2006年已经普遍进行了薪级工资套改，“老人”一般都确定了薪级，每年根据考核情况按规则自动晋级，不用再套改；对于高校新进职工，如果是从机关事业单位调入高校的，一般也都有工资介绍信和工资档案，已经确定薪级，可以不必重新套改；如果是应届毕业生，按见习或初期工资兑现，转正定级后有明确的起点薪级，也不用套改；对于一些从企业引进或曾经参加过工作且没有确定薪级的人才，可能需要重新套改薪级工资。对于校内职工不同岗位类型之间的变动，有一些高校需要重新套改，有一些高校见简化不重新套改，沿用已确定的薪级。考到一些高校有双肩挑的职工，还有一些专业技术岗位人员有行政职务、有一些行政管理人员有职称，这类人员如果采取工资就高，岗位变动或岗级调整可能涉及重新套改薪级。如此复杂的薪级工资套改流程，需要考虑的因素非常多，如果完全靠人工查档和计算，需要占用工作人员大量的时间，由E-HR系统来自动套改则非常有必要，复杂的流程和因素通过基本设置后在后台自动实现套改计算（见表2-7）。薪级套改模块要与岗位聘任、岗位分级、职务任免、入职报到、校内调动等模块关联。
按时准确地发放每月工资是最基本要求
从业务功能上来说，由于机构信息、人事信息和工资信息直接关联，因此，一般高校的人事处内部，都有专门的部门统管这些信息，且统筹工资（包括各类津补贴）发放工作，如劳资科。信息管理对准确性和及时更新要求高，涉及所有教职工的切身利益，因此，劳资科是人事处最复杂、最繁重、最谨慎的部门，信息化手段是必需的。从业务流程上来说（见图2-6），人事处劳资科负责维护部分工资项，结合财经处、资产处（如住房公积金、住房补贴）、校医院、后勤等部门维护的工资项，组成了教职工完整的工资信息。劳资科负责维护大部分工资数据，并对所有工资信息进行查询、校验和统计；其他职能部门维护其负责的个别工资项，涉及发放或扣除费用；财经处与各职能部门直接对接，或者通过人事处劳资科汇总工资数据，只与劳资科对接（可以是系统之间的对接），通过银行核发全校所有教职工的工资。这其中的关键点就是人事变动信息的实时共享，以及各部门发放数据的校验。
图2-6 日常工资管理流程
从功能上来说（见图2-7），E-HR系统支持下，工资管理模块要实现：工资项动态维护，工资标准灵活调整，调薪通知提醒；常规工资发放，单独批次或批量工资发放，工资数据校验，工资信息存档和共享，工资数据自动统计分析等。
图2-7 A校E-HR系统工资管理模块功能
梳理清楚起停薪和调薪业务规则
工资变动（起薪、调薪、停薪）一般由人事信息（最关键是岗位及岗级信息）的变动引起，因而工资管理流程一般由人事信息管理人员触发。人事信息的管理主要分散在人事处不同部门（学校其他职能部门管理的人员信息发生变化，亦需要通过人事处内设部门确认后入库发起调薪流程），不同人员类型及不同的变动内容由不同的部门及业务人员管理，最终信息之间实现关联更新并与工资变动关联。在E-HR系统支持下，具体的工资发放业务流程包括：①各种人事信息生成和变动由劳资科或者其他部门录入后发调薪通知（起薪、调薪、停薪）；②由劳资科负责人（一般为主管副处长）确认调薪指令（决定是否办理及对特殊事项明确的办理指示）；③之后，由劳资科薪酬管理业务人员办理具体工资变动（E-HR系统可根据变动原因自动化处理大部分数据，但需要办理人员核校）；④经薪酬管理负责人（一般为主管科长）审核，系统支持对发放人员、变动原因、发放金额和补扣金额等自动校验；⑤E-HR系统自动生成月份发放表和变动表，报财经处的工资发放业务办理人员兑现，或E-HR系统和财经系统之间通过视图方式对接；⑥财经处办理工资发放之前会交财经处的工资发放负责人（一般为主管副处长）审核，财经处的系统也会对发放数据和变动数据根据一定的规则校验；⑦数据审核无误后，财经处打印每月的变动数据，双方签字确认后，正式提交数据给银行发放，一般是直接发放到教职工关联的工资卡；⑧每月财经处会将发放数据会再回传人事处劳资科，核校比对发放数据，并将工资发放数据导入E-HR系统工资发放库备查。
通过E-HR系统支撑工资发放业务流程，最关键的是要梳理清楚具体的办理规则，主要是起薪（见表2-8）、调薪（见表2-9）和停薪（见表2-10）业务。当然，各个高校的具体业务流程和规则可能不尽相同，关键是明确信息来源、具体规则和业务办理人员。
确保每月工资与津补贴按时发放
工资管理的基本职责就是要确保每月按时、准确地发放基本工资与津补贴，这就要求E-HR系统通过单独和批量的工资变动后，按月生成最终的工资变动数据和发放数据，并提交给财经处，由银行按照财经处汇总和审核的工资数据打卡发放工资。在这个过程中，薪酬管理工作人员在E-HR系统支持下，严格遵循起薪、停薪和调薪的基本规则，按照各相关业务办理人员发送的工资变动通知，完成常规和特殊业务办理流程，并自动化校验过程和结果。
——工资月份管理。对于常规工资与津补贴，主要是按月发放。因此，通过启动与结束工资发放流程，以此可以调控系统和各涉及部门对月份工资数据的管理。系统既支持在工资发放管理模块直接启动月份和初始化数据，也支持在工资月份管理模块增删改查月份。
——初始化工资数据。在工资发放管理模块，系统自动生成工资数据时，会首先复制上月的工资数据，然后根据当月的工资变动记录（起薪、调薪和停薪），对工资数据进行自动调整，由此生成本月工资发放数据和变动数据，与财经处对接。发放数据和变动数据的字段对象可以选择性汇总和导出，也可以多次初始化生成数据。
——单个工资变动。日常工资变动是对教职工工资变化的记录和管理。工资变动类型分为起薪、调薪、停薪，每个变动类型下面又可细分若干变动原因，如调薪的原因可分为：基本工资套改、薪级工资晋级、职务变动、职称变动、转正定级、岗位聘任等。变动原因不同，所需调整的工资项也不同，可以为变动原因预先设置好变动模板，在变动登记时，系统会预设模板进行初始化。工资变动处理是最核心的业务，根据人事信息的变动情况，自动或半自动、单个或批量地调整工资数据，每一条工资办理记录包括标准金额、发放金额、补扣金额、变动日期、兑现日期、补扣截止日期（实现分次补扣）、办理日期、备注等。整个业务实际上就是对当前工资信息的增删改查，关键业务节点包括：人事信息管理负责人及相关业务办理人员发送调薪通知；劳资科负责人审核确认是否办理调薪；薪酬管理办理人员根据调薪通知和相关指示，具体办理起薪、调薪和停薪业务，确定变动的工资项的发放金额和补扣金额、变动日期、兑现日期和补扣截至日期（见图2-8）；薪酬管理负责人审核，相关数据和信息进入工资变动数据库。所有发放的依据是根据就高的原则来确定岗级待遇和薪级待遇。如果不同的工资项由学校不同的职能部门或二级单位管理，那么，可以通过对角色权限范围和字段对象的设置，实现分类管理，由不同的业务办理人员管理其权限范围内人员的授权工资项，但都需要劳资科薪酬管理人员在系统支持下复核和汇总数据。
图2-8 单个工资变动办理界面
——批量工资变动。除了日常单个的人事信息变动引发单个的工资信息变动，对于大批量同类的工资信息变动，系统支持进行批量变动处理。批处理的前提是对各个工资项变动设置调整规则，常常涉及的业务是专业技术职务聘用和岗位分级的岗位变动的调薪、年度考核后的薪级调整的调薪、职务任免后的岗级变动的调薪、退休办理后的在职停薪和退休起薪、大批量的人员入职报到起薪、年度薪酬普涨等。一般的流程是新增批次，设置变动原因、变动日期、兑现日期、变动工资项。导入或通过其他业务模块传递来需要批量变动的人员名单后，系统自动根据涉及的工资项的标准规则，生成新的发放数据和变动数据，薪酬管理业务办理人员核对后，提交名单后就进入到工资变动审核模块，再单个或批量审核确认。
——单独批次发放。除常规的工资发放外，有的时候，还有一些工资项是单独发放的，如第13个月工资、物业补贴、采暖费、防暑降温费、业绩奖励等，这些工资项的发放是一次性的，单独处理更简化。这个模块实际上就是设定发放批次、发放名单和金额，可以单独生成发放数据，也可以集成到当月的工资发放数据中。
——工资变动复核。不可避免，薪酬业务办理和管理人员在工作中可能出现漏误，因此，在正常的工资变动确认、办理、审核环节之外，系统特意增加了一个工资变动复核环节，如果在工资发放之前发现了错误，可以直接在此对已经办理的工资发放数据进行修改。这是一个超级管理权限，应慎用少用，但却是非常必要，因为错误总是难免的。
——工资数据汇总。有些高校的工资数据的统筹汇总在人事处，有的高校则在财经处。对于前者，除人事处统筹管理的工资项数据，人事处还需要汇总来自各二级单位、资产处、后勤处、校医院等与工资相关的职能部门所管理的工资数据。系统支持直接填报、批量导入或视图对接功能，可由各部分上报汇总到当月的工资总表中。对于二级单位填报的工资发放数据，其经费来源可能是学校切块包干或单位自筹的人员费，需要在人事处备案发放情况，可以单独开发二级单位人员费管理模块，也可以赋权限给二级单位管理本单位教职工的部分工资项，最终都需要汇总到人事处报财经处的当月工资数据中。
——个税计算。工资数据汇总后，按公式计算个税。扣税后生成最后的实发工资数据。有的高校的这项工作在财经处完成。个税计算要考虑一些特殊情况，例如，千人计划人才减半缴税，享受国务院特殊津贴的人员和达到退休年龄的人员不用缴税；还有一些工资项可能不计入纳税基数，或者还要从纳税基数中扣除。个税计算模块可以做成一个通用的工具。
——数据校验。工资与所有教职员工切身利益相关，既需要提高效率，也要有耐心细心不能出错。因此，在正式提交数据给财经处之前，需要对已经生成的工资数据进行校验，重点核查工资发放数据与人事信息的一致性、工资变动数据与发放数据的一致性、本月工资与上月工资数据比较的合理性，既核校人数和金额，也核校发放规则的执行情况。对于可能有问题的数据，E-HR系统定位后可以进行修改和再审核确认。
——工资发放。人事处所有的人事信息和工资数据最终要与财经处的工资数据交换，最终校验一致后，通过银行发放。一般来说，需要交换的数据包括人事变动信息、工资发放数据、工资变动数据，可以通过Excel表格交换，也可以在系统之间通过视图对接。
——工资查看。由于人事处管理的工资数据并不全，为了统计分析和开具收入证明等需要，财经处发放工资后，需要将数据回传人事处或直接通过系统对接方式，进入E-HR系统的工资发放数据库备查，也支持个人对个人工资数据的查看。系统还支持对个人当前工资信息的查看，并可以根据需要打印工资档案表和工资条。
专项资金发放和工资返还管理
除上述常规的工资变动和发放工作外，还有一些特殊专项资金的发放，有些可以纳入日常工资发放，有些则采用专门的发放流程更简单高效。所谓专项资金，是国家或上级部门下拨的具有专门指定用途或特殊用途的资金。这种资金都会要求进行单独核算，专款专用，不能挪作他用。因此，在E-HR系统中，这些专项资金的发放数据与每月常规的工资和津补贴发放数据分别办理。专项资金可分为常规性和非常规性。对于常规性的，不管是标准变动还是补扣款都在工资日常变动时统一处理；对于业绩奖励这类的非常规专项资金，将需要单独处理。有些高校，在常规工资体系之外，对一些高层次人才，如院士、长江学者、杰青等，给予特殊津贴。系统需要对每次发放时间和金额都记录，并可自动打印领取单。
由于某种原因多发了工资，例如，离校或离世没有及时停薪、出国没有及时调薪等，这类人员需将多发的工资返还。人事处劳资科在线填写个人工资返还单给财经处，由财经处负责收回工资。返还的方式有三种：现金返还、从工资中扣、从抚恤丧葬费扣。人事处除对个人返还工资信息进行维护外，也可对具体的返还明细（返还时间、返还工资项、金额）进行维护；可导出个人返还工资信息和具体的返还明细。当然，如果这些人员还继续发放工资，则还可以在工资变动模块按补扣的方式解决工资返还问题。
在一些学校，还有一种工资返还方式，即对于产业系统和后勤系统、分校和附属学校的部分占用学校事业编制的职工，由于这些单位可能实行独立核算，因此，如果学校本部对这些职工发放了档案工资，与之相关的单位要定期返还发放的工资。对于E-HR系统来说，正常对这些职工按标准发放档案工资，由财经处直接与这些单位进行工资返还对接，人事处只需要在E-HR系统对这些人员的工资信息进行标注和对返还的工资做记录备查。
定期实行年薪结算并多退少补
年薪制是以年为单位计算收益报酬的一种分配制度，主要由基本年薪和风险收入两部分组成，是一种绩效与薪酬直接挂钩的高风险薪酬制度。我国实施年薪制的高校中，超过半数学校采用的是打包制，即一揽子模式，将教师的基本工资、绩效薪酬和各种福利采用固定的薪酬数额确定。[18]年薪决算的含义是，当给一个年薪制人员发年薪满1年（12个月），在第13个月测算所发的工资（用人成本）是不是达到了议定的年薪数额，多退少补。有的高校的年薪制比较复杂，从人事关系来说，分为体制内（转了人事关系的教职工）和体制外（没有转人事关系的教职工），区别在于是否发放岗位工资、基本工资和国家规定的津补贴，年薪总额不变；从管理方式来说，分为普通年薪和成本年薪，普通年薪就是税前工资总额，这类年薪测算比较简单，成本年薪就是年薪总额包括学校承担的公积金、社保费用及各类福利成本，这类年薪不太合理，教职工会感觉到实际到手的工资比协议商定的数额差别较大。
无论采用何种年薪方式，都需要对一个期限内的工资发放情况进行年薪结算。有的学校是根据教职工起薪时间，每个月都进行部分到期教职工的年薪结算，有的学校是在一个固定期（如每年1月1日）统一对所有的年薪制人员进行结算。结算的方式很简单，就是根据年薪类型和协议每个月应发的工资额度减去实际每个月发放的参与结算的应发工资金额，这个差额的合计就能确定多退少补的金额。
主动应对社保的社会化改革的大趋势
从广义来说，薪酬福利除基本工资和津补贴外，还包括社会保险和住房公积金。在具体管理方式上，有的高校是按人员类型，由人事处内部不同的部门分别管理事业编的工资和社保或非事业编的工资和社保业务；有的高校则是按业务类型，由人事处内部不同的部门分别管理所有教职工的工资或所有教职工的社保。由于现行政策下，高校对事业编和非事业编人员的社保实行“双轨制”，社保管理工作政策性强、业务繁琐，由人事处所设的专门部门统一管理更科学。而且，现阶段随着国家养老改革政策的陆续出台，高校教职工的社保正从双轨转向并轨，有大量的信息核校和业务办理工作。因此，有些高校专门成立人力资源服务中心归口管理所有教职工的社保，以及非事业编人员的人事信息。
社保政策：从双轨到并轨
社会保险是由政府举办，强制某一群体将其收入的一部分作为社会保险税（费）形成社会保险基金。在满足一定条件的情况下，被保险人可从基金获得固定的收入或损失的补偿，它是一种再分配制度。社保政策是由政府制定、用于贯彻指导社保体系构建运行的政策方案。社保政策规定，社保包括养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险和住房公积金，即通常所说的“五险一金”（见表2-11）。个人的税前工资中，要先缴纳“三险一金”，之后再扣除个人所得税，剩下的便是个人的税后工资。而单位除了支付职工工资，还要为职工再缴纳单位需要负担的“五险一金”。职工拿到手的税后工资，可能只相当于单位为其支出成本的一半。当然，住房公积金也可以视为职工的收入。
地方政府的社保系统一般将人员类别分为：本市城镇、外埠城镇、本市农村（农村劳动力）、本市农村（农民工）、外埠农村（农村劳动力）、外埠农村（农民工）。对高校来说，主要按事业编、非事业编人员分类管理，在并轨前事业编教职工一般只用缴纳“两险一金”（缴纳失业保险和工伤保险，不缴纳养老保险）。
表2-11 社保种类及缴费标准
——养老保险。全称为社会基本养老保险，是国家和社会根据一定的法律和法规，为解决劳动者在达到国家规定的解除劳动义务的劳动年龄界限，或因年老丧失劳动能力退出劳动岗位后的基本生活而建立的一种社会保险制度。根据我国《社会保险法》规定，只要在退休前累计缴满15年的养老保险金即可享受养老保险待遇；即使出现断缴，只要在退休前缴齐费用即可。影响退休后能领多少养老金的因素主要有开始工作时间、工作年限、退休前的工资和个人账户余额。国家机关事业单位人员的养老保险与城镇职工养老保险在制度变革过程中先后经历了分离→合并→分离的过程。1993年8月，国务院颁布的《国家公务员暂行条例》对国家机关事业单位人员的退休养老制度做了较大修改和调整，公务员不需要为养老缴纳任何费用。机关、事业单位社会养老保险制度的基本特点是：养老保险金固定，一般以退休前最后一个月的工资为基数按一定比例计发；保障水平高，无论是名义替代率还是实际替代率都高于企业；个人不承担缴费义务，完全由财政负担。由于没有统一的政策和法规相配套，各地区根据自身的财政收入状况自行其是，致使机关事业单位的养老保险待遇与企业职工的养老保险制度不相衔接，而且事业单位彼此之间差距明显。
——医疗保险。医疗保险是当人们生病或受到伤害后，由国家或社会提供医疗服务或经济补偿的一种社会保障制度。必须参加城镇职工基本医疗保险的单位和职工，既包括机关事业单位也包括城镇各类企业，既包括国有经济也包括非国有经济单位，既包括效益好的企业也包括困难企业。公费医疗指国家为保障国家工作人员而实行的、通过医疗卫生部门按规定向享受人员提供免费医疗及预防服务的一项社保制度。从1998年起，在国务院发布了《关于建立城镇职工基本医疗保险制度的决定》（国发〔1998〕44号）后，除中央直属机构及极少数省级机关外，公费医疗制度已陆续完成了与城镇职工医疗的接轨。
——失业保险。失业保险是指国家通过立法强制实行的，由社会集中建立基金，对因失业而暂时中断生活来源的劳动者提供物质帮助进而保障失业人员失业期间的基本生活，促进其再就业的制度。《失业保险条例》规定，城镇企业事业单位应按照本单位工资总额的百分之二缴纳失业保险费。单位职工按照本人工资的百分之一缴纳失业保险费。城镇企业事业单位招用的农民合同制工人本人不缴纳失业保险费。
——工伤保险。工伤保险是指劳动者在工作中或在规定的特殊情况下，遭受意外伤害或患职业病导致暂时或永久丧失劳动能力以及死亡时，劳动者或其遗属从国家和社会获得物质帮助的一种社会保险制度。工伤不管什么原因，责任在个人或在企业，都享有社会保险待遇，即补偿不究过失原则。根据《工伤保险条例》的规定，工伤保险的适用范围包括我国境内的企业、事业单位、社会团体、民办非企业单位、基金会、律师事务所、会计师事务所等组织和有雇工的个体工商户。公务员和参照公务员法管理的事业单位、社会团体的工作人员因工作遭受事故伤害或者患职业病的，由所在单位支付费用。
——生育保险。生育保险是通过国家立法规定，在劳动者因生育子女而导致劳动力暂时中断时，由国家和社会及时给予物质帮助的一项社会保险制度。我国生育保险待遇主要包括两项。一是生育津贴，二是生育医疗待遇。凡是与用人单位建立了劳动关系的职工，包括男职工，都应当参加生育保险。
——住房公积金。住房公积金是指国家机关、国有企业、城镇集体企业、外商投资企业、城镇私营企业及其他城镇企业、事业单位、民办非企业单位、社会团体及其在职职工缴存的长期住房储金。具有强制性、互助性、保障性。住房公积金由两部分组成，一部分由职工所在单位缴存，另一部分由职工个人缴存。职工个人缴存部分由单位代扣后，连同单位缴存部分一并缴存到住房公积金个人账户内。
20世纪90年代以后，我国最终形成了社会统筹与个人账户相结合的基本养老保险制度模式，但是，机关事业单位职工和退休人员游离在养老保险制度之外，双轨制引发的矛盾愈益凸显。从制度内部看，机关事业单位的退休费用由财政或单位承担，单位之间负担畸轻畸重；机关事业单位工作人员退休费是按“最终工资”的一定比例分档计算的，难以充分体现工作人员整个职业生涯的劳动贡献。从全社会的角度看，由于制度模式不同，机关事业单位与企业之间养老保险关系相互转移接续困难，制约了人力资源合理流动和有效配置；机关事业单位与企业之间的退休费（养老金）待遇确定和调整难以统筹协调，待遇差距拉大，产生不平衡。2015年1月，国务院以国发〔2015〕2号发布《关于机关事业单位工作人员养老保险制度改革的决定》。同月，人社部有关负责人就贯彻实施该文件有关问题进行了解答。[19]
推进机关事业单位养老保险制度改革，是我国养老保险体系建设的一项重大突破，有利于统筹推进城乡养老保障体系建设，有利于促进机关事业单位深化改革，有利于逐步化解“待遇差”的矛盾，有利于全面体现工作人员的劳动贡献。“一个统一、五个同步”是机关事业单位养老保险制度改革方案确定的基本思路。“一个统一”就是：机关事业单位与企业等城镇从业人员统一实行社会统筹和个人账户相结合的基本养老保险制度，都实行单位和个人缴费，都实行与缴费相挂钩的养老金待遇计发办法，从制度和机制上化解“双轨制”矛盾。在此基础上，形成城镇职工和城乡居民基本养老保险并行的两大制度平台，并可相互衔接，从而构建起完整的城乡养老保险制度体系。“五个同步”：一是机关与事业单位同步改革，避免单独对事业单位退休制度改革引起不平衡。二是职业年金与基本养老保险制度同步建立，在优化保障体系结构的同时保持待遇水平总体不降低。三是养老保险制度改革与完善工资制度同步推进，在增加工资的同时实行个人缴费。四是待遇确定机制与调整机制同步完善，退休待遇计发办法突出体现多缴多得，今后待遇调整要综合考虑经济发展、物价水平、工资增长等因素，并与企业退休人员等群体统筹安排，体现再分配更加注重公平的原则。五是改革在全国范围同步实施，防止地区之间出现先改与后改的矛盾。
——改革的范围。确定为按照公务员法管理的单位、参照公务员法管理的机关（单位）、事业单位及其编制内的工作人员参加机关事业单位养老保险。
——缴费的基数和比例。单位按工资总额的20%缴费；个人按本人缴费工资的8%缴费，本人缴费工资高于当地职工平均工资3倍的部分不纳入缴费基数，低于平均工资60%的以60%为基数缴费，即“300%封顶、60%托底”，形成单位、个人、政府共担的新机制。
——基本养老金待遇计发办法。一是基础养老金，以社会平均工资和本人缴费工资的平均值为基数，每缴费1年计发1个百分点，即缴费年限越长，待遇水平越高。二是个人账户养老金，累计历年个人缴费的本息，除以规定的计发月数。由原来按“最终工资”的一定比例分档计发退休费，改为主要按照本人历年缴费多少、缴费期长短来计算养老金标准，工作人员的职务、工资变动可以精细计算到每年，甚至每个月。
——改革前后待遇的衔接政策。总的原则是“老人老办法、新人新制度、中人逐步过渡”。“老人”是指改革前已退休的人员，他们原待遇维持不变，并参加今后的待遇调整。“新人”是指改革后新参加工作的人员，他们将来退休时，基本养老金为基础养老金与个人账户养老金两部分之和。“中人”是指改革前参加工作、改革后退休的人员，实行“逐步过渡”的政策，一是他们在改革前的没有实行个人缴费的工作年限确定为“视同缴费年限”。二是设定一定期限的过渡期，在过渡期内实行养老待遇的新老计发办法对比，“保低限高”。
——基本养老金待遇的调整。机关事业单位退休人员待遇调整不再与同职级在职职工增长工资直接挂钩，而是与企业退休人员以及城乡老年居民基本养老待遇调整统筹考虑。
——严格基金管理和监督。机关事业单位养老保险基金单独建账，与企业职工基本养老保险基金分别管理使用，纳入社会保障基金财政专户，实行收支两条线管理，专款专用。
——养老保险关系转续。无论哪种转移方式，工作人员转移前后的缴费年限（含视同缴费年限）连续计算，以维护其合法权益。
——建立职业年金。单位按工资总额的8%缴费，个人按本人缴费工资的4%缴费。工作人员退休时，依据其职业年金积累情况和相关约定按月领取职业年金待遇。
——加强经办服务。机关事业单位养老保险原则上实行属地化管理。
与国家层面的政策一致，高校教职工的养老保险改革，关键点也是如何处理改革前后待遇水平的合理衔接，关注设置多长的过渡期，是否封定老办法退休费计发基数，过渡系数如何设置，视同缴费指数如何确定，待遇不降低如何实现。教育部人事司的调查显示，高校领导、中层干部和人事部门认为“养老保险社会化是大势所趋，应积极推进”（见图2-9）。
社保管理：定名单与基数
在政府的社保经办部门层面，“互联网+”信息化打造“一制四化”经办模式。一制指综合柜员制，单人临柜受理面向参保对象各类业务的前台服务形式。四化指实行网厅一体化、业务财务一体化、业务档案电子化、咨询查询多元化。关键要素是明确前台后台、管理层级、办结方式、服务渠道、风险警示和归档要求，重点抓好以下环节和任务（见图2-10）。[20]
图2-10 社保网上经办流程
——组织参保，应保尽保。对单位和人员的参保把关，办理单位和个人参保登记/变更/注销。按照《关于分类推进事业单位改革的指导意见》（中发〔2011〕5号）规定，公益一、二类事业单位纳入机关事业单位养老保险范围。对混岗、混编、超编、借编工作人员，用人单位应先按照有关规定进行清理规范，待明确工作人员身份后再纳入相应的养老保险制度。机关事业单位编制内工作人员中的外籍及港澳台籍人员按照《社会保险法》和《在中国境内就业的外国人参加社会保险暂行办法》（人社部令第16号）第三条规定办理机关事业单位养老保险参保手续。编制外人员参加企业职工养老保险。
——基金征缴，应收尽收。基本养老保险费由单位和个人共同负担。单位缴纳基本养老保险费的比例为本单位工资总额的20%，个人缴纳基本养老保险费的比例为本人缴费工资的8%，由单位代扣。机关事业单位在参加基本养老保险的基础上，应当为其工作人员建立职业年金。单位按本单位工资总额的8%缴费，个人按本人缴费工资的4%缴费。事业单位工作人员的个人缴费工资包括本人上年度工资收入中的基本工资、国家统一的津贴补贴、绩效工资。由参保单位、社保机构、银行三方签订协议，参保单位委托银行代扣，银行发现参保单位约定的账户上有足额资金即自动扣款，划拨至收入户。
——个人账户，规范管理。个人账户储存额只用于工作人员养老，不得提前支取，每年按照国家统一公布的记账利率计算利息，免征利息税。参保人员死亡的，个人账户余额可以依法继承。机关事业单位按规定为工作人员办理参保缴费手续后，社保经办机构要及时为每一位参保人员建立养老保险个人账户，社保经办机构按月记录参保人员个人账户。
——关系转续，衔接顺畅。参保人员在同一统筹范围内的机关事业单位之间流动，只转移养老保险关系，不转移基金。参保人员跨统筹范围流动或在机关事业单位与企业之间流动，在转移养老保险关系的同时，基本养老保险个人账户储存额随同转移，并以本人改革后各年度实际缴费工资为基数，按12%的总和转移基金，参保缴费不足1年的，按实际缴费月数计算转移基金。转移后基本养老保险缴费年限（含视同缴费年限）、个人账户储存额累计计算。
——核发待遇，准确及时。按时足额并实行社会化发放。新人：国务院决定实施后参加工作、个人缴费年限累计满15年的人员，退休后按月发给基本养老金。中人：决定实施前参加工作、实施后退休且缴费年限（含视同缴费年限）累计满15年的人员，按照合理衔接、平稳过渡的原则，在发给基础养老金和个人账户养老金的基础上，再依据缴费年限长短发给过渡性养老金。老人：国务院决定实施前已经退休的人员，由社保机构继续按照国家规定的原待遇标准发放基本养老金，同时执行基本养老金调整办法。
——基金管理，安全合规。养老保险基金是机关事业单位退休人员和工作人员未来的“养命钱”，必须确保安全，防止被挤占挪用。做好账户设置、收入缴存、支出划拨、对账、会计核算、收入核算、支出核算、记账、编制报表、预算管理和决算管理。
——职业年金，集中管理。职业年金与机关事业单位基本养老保险适用范围相一致、单位和个人缴费基数一致；由经办机构统一按月收缴基本养老保险费和职业年金费用，不足额不收，也不接收趸缴；单位缴费按照个人缴费基数的8%计入本人职业年金个人账户，个人缴费的4%直接计入本人职业年金个人账户。个人缴费实行实账积累。对非财政全额供款的单位包含财政补助资金、单位自筹资金，实行实账积累。对财政全额供款的单位，单位缴费采取记账方式，每年按照国家统一公布的记账利率计算利息。工作人员退休前，本人职业年金账户的累计储存额由同级财政拨付资金记实。
在学校层面，社保管理主要是对教职工参保情况和缴费记录的管理。通过系统可以设置社保计算规则，登记教职工参保和退保信息，然后由系统自动计算每个月的社保缴纳情况。
——社保险种设置。根据高校属地的社保政策，可以在系统中设置险种，以及各险种不同人员类别的单位缴费比率、个人缴费比率、基数上限、基数下限（见图2-11）。这些参数的设置可以随属地社保政策的变化而灵活调整。
图2-11 社保险种设置管理界面
——参保人员管理。通过系统记录教职工的参保信息，包括缴费基数、人员类别等。并可进行增员/减员/变更操作（见图2-12）。二级单位审核本单位的社保增员/减员/变更信息，人力资源服务中心根据二级单位提交的信息进行审核。审核的前提是E-HR系统有及时更新的准确的教职工人事信息。这类流程也可以由人力资源服务中心管理人员直接录入或由于人事信息变更引发。在人事信息中，有是否需要缴社保和社保类型字段，如果这些字段的内容发生变化，或者由于教职工的增员和减员，系统会自动提醒参保人员做相应变化。
图2-12 社保增员/减员/变更流程
——社保缴费记录。基于社保险种设置、参保人员信息和工资信息，系统可以按月自动生成社保缴费数据。个人缴费数据可以直接提交到工资发放数据中，或者直接与财经处及其业务系统对接。列表显示的数据有：姓名、身份证号、聘用类型、单位、单位工资、学校工资、工资基数以及五险一金的缴费基数、学校缴费、单位缴费、个人缴费等（见图2-13）。
图2-13 社保缴费信息管理界面
——社保月份管理与数据上报。社保一般是按月管理，并且每月生成的社保数据要与财经处的工资数据对接，也需要向上级社保机构上报数据。这个月份管理的功能与工资管理模块的功能一致，也具有开启、结束和删除等功能。由此可见，如果把社保当作一类特殊的工资项，也可以考虑将社保管理集成到工资管理模块，这样就避免因为教职工增减员及其信息变更，而需要在不同的模块分别进行工资和社保数据调整。
单位和职工个人必须依法履行缴存住房公积金的义务，高校也不例外。公积金管理是对教职工的公积金缴费信息进行管理，适用社保管理模块，也可以根据其业务特点单独建设公积金功能模块。通过系统设置公积金缴费比率和教职工的缴费基数，系统自动计算教职工每月的公积金缴费信息，包括单位缴费金额和个人缴费金额，直接汇总到工资数据或社保数据中，与财经处及其业务系统对接。有些高校的公积金与社保管理分开，并不在人力资源服务中心，而是在资产处，测算方式并不是严格按照个人的工资发放基数×12%，计算办法比较复杂，因此，要借助E-HR系统设置公积金的计算规则、管理发放名单和发放数据。
2015年年初，国务院印发了《关于机关事业单位工作人员养老保险制度改革的决定》，要求机关事业单位在参加基本养老保险的基础上，应当为其工作人员建立职业年金。2015年4月，国务院办公厅印发《机关事业单位职业年金办法》。职业年金是一种补充养老保障制度，既不是社会保险，也不是商业保险，而是一项单位福利制度，是事业单位及其职工依据自身经济状况建立的保障制度，事业单位及其职工承担因实施职业年金计划所产生的所有风险。职业年金所需费用由单位和工作人员个人共同承担。单位缴纳职业年金费用的比例为本单位工资总额的8%，个人缴费比例为本人缴费工资的4%，由单位代扣。单位和个人缴费基数与机关事业单位工作人员基本养老保险缴费基数一致。参加人员、资金筹集、缴费分配、账户转移、权益归属和待遇领域六部分是职业年金方案设计的重点[21]，这也是将来高校实施职业年金制度后，E-HR系统的职业年金管理模块的主要功能，也可适用工资或社保管理模块。
虽然高校教职工社保并轨还没有实施，但国家政策对此已经有明确规定，并轨是迟早的事情。人社部和财政部《关于贯彻落实﹤国务院关于机关事业单位干工作人员养老保险制度改革的决定﹥的通知》（人社部发〔2015〕28号）已经明确了“新人”“老人”和“中人”的原则性实施策略，E-HR系统可以在原来事业编制和非事业编制人员双轨制社保管理模块的基础上，根据新的政策规定开发新的功能模块，重点仍然是单位和个人缴费基数、参保人员名单管理，“中人”过渡期间的待遇也可以进行模拟测算。
以人为本兑现并记录基本福利
对于一些高校，人事处劳资科还负责管理和兑现教职工的基本福利，如抚恤金、遗属补助、困难补助和探亲路费等。由于这类教职工可能并不具备上网的条件和技术，而且涉及的业务流程也不复杂，因此，可以采取线下线上相结合的办理方式，系统主要是支持由劳资科直接记录基本信息，并将这些信息在线传递给财经处，教职工就尽量不涉及申请和审核业务流程，可以凭借系统打印的纸质凭证到财经处领取或直接打卡相关福利费用。
——抚恤金和丧葬费。事业编的教职工去世后，其亲属可带着相关证明到人事处劳资科申请领取抚恤金和丧葬费。人事劳资科登记领取信息并自动打印抚恤丧葬费领取单，领取人拿着领取单到财经处领取费用，E-HR系统同时向财经处共享这些信息。抚恤金和丧葬费领取记录的信息包括：单位、工号、姓名、抚恤金、丧葬费、申领时间、领取人和备注等。抚恤金根据该职工的国家工资情况自动计算得到。教职工去世后，由于各种原因没有立即停薪，多发的工资在亲属领取抚恤金和丧葬费时从中扣除。
——遗属补助。事业编的教职工去世后，学校根据国家相关规定给予其直系亲属一定的生活补助。遗属补助的发放与否和发放标准主要跟职工的配偶和子女情况相关，如配偶是否有工作、有几个子女、子女是否18岁以下等。遗属补助一年领取一次，遗属每年带着相关证明到人事处劳资科领取当年的补助，人事劳资科登记补助领取信息并自动打印遗属补助领取单，领取人拿着领取单到财经处领取补助。遗属补助信息包括：年度、单位、工号、姓名、补助对象、与职工的关系、补助标准、补助月数、金额、申领时间、领取人和备注等。
——伤残抚恤金。学校按国家规定的标准给伤残人员发放伤残抚恤金，一年领取一次。每年带着相关证明到人事处劳资科领取当年的伤残抚恤金，劳资科登记伤残抚恤金领取信息并自动打印伤残抚恤金领取单，领取人拿着领取单到财经处领取伤残抚恤金。
——困难补助。学校对各二级单位的年福利费有个总额限定，主要根据各单位的在职人员数和退休人员数，计算出各单位的年福利费。各二级单位根据具体情况给本单位的职工发放困难补助，人事处对发放总额进行监控。原则上该年度的发放总额不能超过年福利费额度。一般情况下，二级单位提出发放申请，人事处审核即可。录入福利费标准，可自动生成全校所有二级单位的年福利费信息。年福利费信息包括：年度、单位、职人员数、退休人员数、福利费标准、年福利费。困难补助发放信息包括：补助对象、补助原因、金额、时间、备注。人事处可对各单位的困难补助发放信息进行维护，包括增删改查和导入导出。对于已经实行人员费切块包干的高校，困难补助可以直接在二级单位人员费管理模块办理。
——探亲路费。教职工可根据国家规定享受探亲假。教职工探亲的往返路费即探亲路费，个人可提出报销申请，在线填写探亲路费报销单，先由所在二级单位审核，再由人事处审核确认，最后将探亲路费报销单交给财经处报销。探亲路费报销信息包括：单位、工号、姓名、婚姻状况、探望对象、探亲地点、探亲性质、探亲起止日期、路经、金额、申领时间、领取人和备注等。一些高校报销探亲路费需要提供发票，教职工需要到现场办理这些业务。
