E-HR系统建设有多种方式，有的高校采取人力资源部门自建自用的方式，更普遍和有效的方式则是采取人力资源部门与信息网络中心合作外包专业的技术公司的方式，即学校人力资源部门负责提出E-HR系统需求、推动开发与应用，在技术公司的协助下管理系统，并进行常规自定义设置；信息网络中心负责E-HR系统的网络和硬件环境搭建、招标选定并监督技术公司；技术公司根据需求和协议负责E-HR系统的开发、维护和技术支持。无论采取何种建设方式，E-HR系统的建设和应用必须有强有力的保障机制，领导重视并切实在组织和经费上支持最为重要，同时还要确保E-HR系统与学校的其他业务系统互联互通。虽然不能指望E-HR系统和技术能够解决人事制度改革中的一切问题，但只有真正的应用才能解决E-HR系统的建设问题，E-HR系统真正用起来才可能为人事制度改革提供技术支撑。E-HR系统建设既要考虑新技术发展的日新月异，也要根据用户对新技术的适应程度，采用最合适的技术路线。做一个有质量的E-HR系统并稳定运行，及时的故障解决和技术支持，这是其能够被推广应用的关键。技术公司的选择也非常重要，专业的公司做专业的系统，关键是要与公司做好对接和问题跟踪，这就要求授权最合适的人负责E-HR系统。


 E-HR系统建设与应用的机制


E-HR系统的建设与应用涉及的职能部门多，面向的工作人员和用户多，数据项多，业务流程复杂，工作量大，具有长期性，需要常态化建设与应用机制，并需要一定的组织保障、时间保障、经费保障和标准保障。要学习其他高校E-HR系统建设的经验和教训，甚至复制其他高校E-HR系统的流程和功能，真正让系统建好并用好。
——组织保障。是做一个临时应急的系统，还是一个长期可用的E-HR系统？如果一直采用临时应急的工作方式，那么做出来的肯定只是临时应急的系统，人辛苦、效率低、效果差；如果要采用常态化的工作方式，那么有必要成立“领导小组+工作小组”，明确责、权、利，抓协调、抓执行、抓落实。考虑到人事制度改革是学校综合改革的抓手，E-HR系统是学校信息化的基础性系统，因此，强有力的校领导支持和统筹协调最为关键。人力资源部门和信息网络中心层面的领导也要高度重视和全力支持E-HR系统建设和应用，领导的重视和支持要体现在实实在在的理念和行动中，调研、立项、需求分析、技术开发、中期检查、验收、试用、推广等每个关键节点都能体现出领导力，建好和用好E-HR系统对领导和工作人员都是大有益处的，要从点滴的成效逐步吸引用户直至持续改进和积极参与其中。工作小组抓执行和抓落实，工作小组的成员有一定的保障，但不一定是全职，要调动具体工作人员的积极性，给予荣誉、提高待遇或减少其本职工作量，工作小组组长能够保证20%左右（每周一天）的工作时间投入到E-HR系统的建设与应用，形成常态工作机制，责权统一。当然，专家指导是必要的，学院的人事工作秘书和教职工的积极参与也非常重要，更离不开人事处和其他职能部门的配合，这是E-HR系统最核心的用户。
——经费保障。是购买一个成熟的软件产品，还是在产品模型的基础上定制开发一个适合学校业务流程的E-HR系统？一般来说，购买软件产品的费用可能并不高，如果还需要定制开发，业务系统的开发量大则费用也较高。学校信息化每年都有大量的软硬件建设经费，对于类似E-HR系统这种基础性系统，应该得到经费的倾斜，做好经费预算和经费管理，分阶段、分重点推进，确保E-HR系统每年都有固定的运维和开发经费投入。E-HR系统的建设和维护经费可以由信息网络中心从学校信息化建设经费中列支，由其负责管理。为了让E-HR系统在初期能够真正用起来，培育用户习惯，可以考虑筹资设立学校人力资源管理与服务信息化专项基金，用于奖励在E-HR系统建设与应用方面做出贡献的学校和各二级单位的人事工作管理与服务人员，奖励E-HE方面的研究成果，组织其他支持E-HR的交流活动等。一般来说，专业的技术公司为承接多个高校的E-HR系统，为了争取技术公司的工作人员的人心，可以考虑在E-HR专项基金中，适当地给技术公司的工作人员列支一些加班费。
——时间保障。先期参与系统建设和应用的，可能是人力资源部门和其他职能部门的骨干，手头的事情本来就多，如何确保这些人长期愉快地高质量完成工作？E-HR系统参与各方都有可能需要投入大量的精力在其中，必须要有一定的时间保障。对用户来说，E-HR系统的吸引力就是未来能够提高效率、减轻工作量，前期为了这个期待乐意投入时间成本。对技术公司来说，作为学校一个重要的信息化项目，实施计划将根据E-HR系统建设的情况，科学地安排人力、物力和资金的投入，在用户要求的时间段内，通过可伸缩的人员配置计划，有步骤分阶段的实现应用。E-HR系统在建设与应用中，可能会根据人事制度改革的进程，调整技术实施计划，确保更好地适应工作需要。因此，里程碑标志性成果是重点，这是各个任务所对应的阶段性成果，同时也是下一阶段开始的检查点。
——标准保障。学校数字化校园建设中最头疼的问题就是各个职能部门及其业务系统的数据不规范且数据结构常随意变化，这种情况下如何确保业务系统互联互通？建立学校数据标准与规范管理文件，涉及国际、国家和教育部已颁布的标准，要采用已颁布的标准；涉及关于学校数据管理已经颁布执行的标准，要采用学校已颁布的执行标准，并根据国家、教育部、行业、学校的需要进行不断维护。学校数据标准与规范颁布执行后，后续的业务系统需要符合标准；已存在的业务系统则可以根据映射功能和数据标准做对应，条件允许的话向学校数据标准与规范靠拢。为此，可以考虑做一个标准管理模块，从后台对学校各业务系统的数据标准进行监控，只有符合标准规范的程序模块才可以上线，只有符合标准规范的数据才可以进入到数据中心和各业务系统的数据库。
要认真学习经验，避免做出一个失败的业务系统，例如，把上线作为项目的结束；对系统启用后暂时的低潮表现缺乏心理准备；难以平衡业务整合需要和对短期绩效的追求；与数据有关的各项工作启动太晚；核心团队缺乏顶尖专业管理人员和技术人员；项目起步了，却没有高级管理小组的支持；忽略强有力的系统整合团队的建议；没有充分发挥全新的整合信息的威力；商业计划没有生命力。[32]这些经验教训同样适用于E-HR系统。