无论是高层次人才、应届毕业生或专项工程人才，确定被聘用后，都需要到人事处劳资科办理入职报到手续，这是人事工作的源点。通过入职报到管理，可以初始化录入新进人员的基本信息，生成教职工的工作证号并开通E-HR系统账号，打印工作证，通知起薪，开通校园卡，以及其他相关的一系列工作。主要流程有入职登记、入职确认和起薪通知（见图4-8）。入职报到是拟聘人才和学校及E-HR系统的第一次亲密接触，也是人事信息建档的最核心环节，起薪也涉及其切身利益，对工作效率和服务质量要求相当高。

——入职登记。新进人员的资料可以从招聘系统的简历中提取，也可以由聘用人才或劳资科人事信息管理业务人员直接录入。录入资料之前需要先为聘用人才分配工作证号。E-HR系统可以根据设定的编码规则，自动生成工作证号并分配为E-HR系统账号和初始化密码（见表4-5）。工作证号是学校所有业务系统互联互通的关键码，考虑到聘用人才可能由系统中已有人才流转，如由非事业编转为事业编人员，因此，一些高校以身份证号作为唯一性系统账号，这并不可取。分配账号的同时还需要生成初始密码，建议采用证件号码中的数字而不是简单以生日替代。录入新进人员基本资料后，启动入职流程，并通过系统记录入职材料的齐备情况、入职流程完成情况。由于高校新进人才特别是应届毕业生选录比较集中，可在入职报到处设立公用计算机，方便新进人才在线办理入职登记手续。
——入职确认。入职流程走完后，入职材料核实无误，即可进行入职确认。入职确认时，系统将自动进行一系列的初始化工作，例如，将入职人员信息转入到教职工基本信息库中；发起起薪流程，给劳资科发送起薪通知；通知社保管理和公积金管理等相关人员办理基本手续；入职确认后，生成了工作证号，就可以通过系统打印工作证了，工作证的打印可以根据学校情况定制模板。入职确认可以有学院审核、劳资科确认两个流程，也可视人员类别的不同，跳过学院审核流程。入职确认后的教职工基本信息，其他职能部门或业务系统可以实时获取到最新的信息，方便到现场办理校园卡、工资卡等手续。
——不入职处理。入职登记后，可能有些人会不再办理后续的入职手续，经核实后，可以通过不报到操作，终止入职程序。对于有些临时性备案的人员，不涉及起薪，可以只发送“不起薪”通知。只有入职确认的人员信息才会进入正式教职工数据库，不入职人员并不进入正式教职工数据库，以免混淆统计信息。

对E-HR系统而言，入职登记和入职确认最重要的是对个人信息的填报和确认（见表4-6）。完整、准确的人事信息，是E-HR系统的基础，也是一切人事工作的基础。



一些高校的人力资源部门常常为大量教职工个人信息的准确性和更新机制发愁。如果没有E-HR系统支持，确实难以实现教职工个人维护人事信息、二级单位和人事处双重核校的机制，那么，可以想象其人事信息维护工作量是多么的大，而且准确性存疑。在E-HR系统支持下，教职工个人可以查看到所有与之相关的基本信息和子集信息，二级单位可以查看到本单位教职工的授权的基本信息和子集信息，有此前提，如果教职工个人或二级单位一旦发现教职工的人事信息有不准确的地方或者有需要更新的信息，完全可以通过系统在线提交修改申请并更正或更新信息，经过人事处劳资科确认的修改申请，就可以据此更新到教职工人事信息库了。对于一般信息或容易佐证的信息修改，完全可以直接确认；对于涉及参加工作时间、学历、学科等重要信息更改，教职工向人事处提交相关纸质证明（系统支持上传扫描件证明），经过人事处审核后进行相应更改，并将相关材料送档案馆存档。根据需要，也可以直接在E-HR系统建立电子档案。
人事信息修改的难点在于审核机制。个人修改、二级单位审核、人事处劳资科审核形成多重审校机制。但是，人事信息修改可能涉及的教职工数量多、修改的字段多，需要有一套流程简化、审核方便的方法。在E-HR系统支持下，对于教职工基本信息的审核，系统采用逐个对象字段审核的方式，在显示页面下方高亮显示教职工个人修改的字段，在页面上方逐条显示教职工修改的字段的原信息、新信息、审核意见（默认是通过），这种情况兼顾到有的同意修改、有的不同意修改，最终给出整体审核意见（见图4-9）。

对于教职工的人事子集信息的修改，因为涉及的子集多，每个子集又有多个字段、多条记录，因此，系统以单条记录为单位进行审核，同样还可以关注到单条记录中单个字段的修改（见图4-10）。不同的子集信息字段对象可能不一样，因此，需要为每一个人事子集信息专门设置修改申请和审核页面。人事信息修改看似是一个简单的功能，但只有人事信息准确或有使其准确的机制，E-HR系统才有信心向全校教职工和职能部门开放。有错误不要紧，但是一定要提供改正错误的诚意和途径。

学校领导和上级单位常常会要求人事处提供某个时间节点的人力资源统计分析数据，但是，人力资源的信息是随时可能发生变化的。如果要通过某种逻辑推算出时间节点数据，常常需要花费更多的时间，且统计分析的结果不一定是最准确的。那么，有没有什么好办法解决这个难题呢？E-HR系统支持通过数据快照的方式存储任何时间节点的人力资源信息。而且，系统还支持自定义需要存储的对象字段，根据需要增删改查和导入导出，并在后台根据设定的规则生成Excel文件（见图4-11）。经过快照存储的时间节点数据，可以纳入内置的数据中心进行统一管理和维护，这样也就能方便地被E-HR系统的其他模块和其他职能部门的业务系统调用，也能根据需要进行数据统计分析。



当前，高校用人自主权仍存在较大不足，落实和扩大高校用人自主权，是激发高校办学活力、全面提高质量的重要基础。从地方高校来看，用人机制不够灵活是地方高校面临的普遍问题；从中央部门所属高校来看，随着高校人事制度改革的深化，其用人自主权得到较为全面的落实和扩大，但在编制管理、岗位设置、工资总额等方面仍然实行原有的审批制度，不同程度地束缚着高校的发展。在中央大力实施政府职能转变、简政放权的大背景下，高校用人自主权有望得到进一步扩大。这一方面需要有关高校的有效自律、社会的理性关注；另一方面更需要人事、编制、教育等主管部门的自我革命、大力推动。
高校用人还要重视盘活增量，做好校内人力资源的调配，一是教职工所在单位的调动，二是教职工在调动单位的同时调整岗位类别。校内调动一般要涉及教职工本人、调出单位和调入单位、人事处人才办、劳资科和师资科等。在E-HR系统的校内调动模块支持下，拟调动人员在系统中填写校内调动申请，经调出单位审核、调入单位审核、人事处审核，个别人员需要经学校审批同意后，由人事处确认调动完成。E-HR系统将自动调整教职工有关单位和岗位信息，并自动记录调动过程信息（见图4-12）。涉及薪酬调整的，系统自动发送调薪通知。对于因学院调整而出现的批量校内调动情况，可以直接根据学校机构调整的文件，通过数据导入的方式进行批量调动，简化中间审核环节。除双肩挑人员外，由于职务任免涉及单位调动的，职务任免和校内调动两个模块自动关联并变更信息。


多元化的用工模式使高校的劳动人事关系日益复杂化，教职工之间的利益差异化，不可避免地对和谐劳动人事关系的构建提出了新的挑战。《事业单位人事管理条例》规定：事业单位与工作人员一般订立3年至5年的合同；对人员流动性强的岗位，可以订立3年以下的合同；对相对稳定的岗位，可以订立5年以上的合同。对已完成一定工作任务为目的订立的合同，根据工作任务确定合同期限。聘用单位与工作人员协商一致，可以订立前款任何一种期限的合同。在本单位连续工作满10年，且年龄距国家规定退休年龄不足10年的工作人员，提出订立聘用至退休的合同的，事业单位应当与该工作人员订立聘用至其退休的合同。也就是说聘用合同期限一般不低于3年。对于初次就业/期限3年以上，试用期为12个月（也就是说一年后要办理你转正定级手续）。
同劳动合同一样，聘用合同也存在一些解除的情形，例如，事业单位工作人员连续旷工超过15个工作日，或者1年内累计旷工超过3 0个工作日的；或者年度考核不合格且不同意调整工作岗位，或者连续两年年度考核不合格；或者受到开除处分的。一般来说，工作人员解除合同要提前30日书面通知。自聘用合同依法解除、终止之日起，事业单位与被解除、终止聘用合同人员的人事关系终止。
事业单位工作人员与所在单位发生人事争议的，依照《劳动争议调解仲裁法》等有关规定处理。工作人员对涉及本人的考核结果、处分决定等不服的，可以按照国家有关规定申请复核、提出申诉。事业单位违反本条例规定的，有关部门责令限期改正；逾期不改正的，对直接主管人员和其他直接责任人员给予处分。人事关系处理违反本条例规定给当事人造成名誉损害，应当赔礼道歉、恢复名誉、消除影响；造成经济损失的依法赔偿。
从上述政策规定可知，学校必须依法做好合同管理工作。无论是聘用合同或劳动合同，既需要签署纸质合同，E-HR系统还要记录电子合同信息和签订过程（见图4-13）。
图4-13 合同管理界面
——合同信息管理。合同基本信息包括合同类型、聘任部门、聘任岗位、岗位级别、签订日期、起始日期、终止日期、签订方式、聘期类型、是否当前合同等。这些信息必须与签字的纸质合同一致。合同信息管理还要能够支持合同信息查询、合同模板与合同打印等。系统支持先在线录入合同信息，教职工个人、二级单位和人事处确认一致后，再根据合同模板生成纸质合同用以签字，或者先签纸质合同再录入电子合同信息。
——合同签订管理。合同签订管理包括合同新签、续签、重签、终止等操作，E-HR系统支持在线操作和线下签署。对于签署多次合同的，也要详细记录合同签订过程信息。通过系统可以查询教职工当前合同情况，以及历次合同签订情况。
——合同提醒。主要是合同到期提醒和合同信息调整提醒，以合同管理待办事项方式形成列表，作为合同管理与其他业务之间的联系纽带。通过E-HR系统可以设置到期提醒规则，包括提醒周期、提醒方式、提醒对象、提醒内容等。系统根据提醒规则，自动生成提醒信息，支持邮件、短信、站内消息等多种提醒方式。当人事信息发生变化，如果涉及合同的调整，也会生成待办事项。合同信息变更涉及薪酬调整的，发出调薪通知。



档案管理使人事信息有据可查


高校人事档案管理主要关注的是高校教师的个人基本情况登记、工作单位变动、主要人事考核信息、工资变动信息等，记录教师专业发展的历程，为人事调配工作提供最准确、最精细、最全面的人事信息。但这种个人信息汇集型档案管理需要向建立人才档案方向转变，实现人事档案的现代化、信息化、法制化、标准化管理。
在现阶段，纸质档案的存在还是必需的，E-HR系统支持下的档案管理既包括对基本档案信息的数字化处理和记录，还包括对档案管理过程的记录。在系统支持下，更容易实现对各类人事过程信息的完整记录和查阅，也便于直接根据模板打印相关档案信息表。档案过程管理包括档案的接收、转出、借阅、材料接收等，档案目录可灵活设置。教职工入职时，可生成档案接收待办事项，接收档案时，做档案接收登记即可。档案材料可分批分次接收，接收时，在线做材料接收登记。一些高校的人力资源管理和档案管理并不是同一个职能部门，因此，通过E-HR系统记录档案信息和档案管理过程信息，也有利于两个部门协同校验档案信息。另外，有电子档案存在，也方便补齐遗漏的档案信息。


 退休与延聘管理要考虑双轨制


事业单位工作人员符合国家规定退休条件的，应当退休。对高校来说，各个学校还有延迟退休即延聘的制度，对高层次专业技术人员有比较宽松的自由退休制度。延迟退休和自由退休制度有利于发挥学校的专家资源，但是，要考虑社保的延续问题、青年教师的成长问题、高级职称岗位的比例问题等。遵循国家政策（见表4-7），国内大部分高校教职工退休主要考虑年龄，对工龄和校龄并没有明确规定。美国高校教师退休时间综合考虑实际年龄、到校时间、实际工作时间等。对于教职工出生日期的认定，《关于办理干部退（离）休等手续时认定出生日期问题的通知》（组通字〔1990〕24号）规定，凡身份证与档案记载的出生日期不一致的，应会同户口登记机关查证核实，查证材料归入档案，抄送户口登记机关。无法查实的，应以干部档案或户口档案中最先记载的出生日期为准。《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》（组通字〔2006〕41号）规定，档案记载与户籍登记不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据，并废止组通字〔1990〕24号。《关于制止和纠正违反国家规定办理企业职工提前退休有关问题的通知》（劳社部发〔1999〕8号）对职工出生时间的认定，实行居民身份证与职工档案相结合的办法。当本人身份证与档案记载的出生时间不一致时，以本人档案最先记载的出生时间为准。
表4-7 国家有关退休年龄的政策
（续表）
说明：①《关于工人退休、退职的暂行办法》。
②《中共中央关于建立老干部退休制度的决定》。
③《国务院关于高级专家离休退休若干问题的暂行规定》。
④《劳动人事部关于印发两个“说明”的通知》。
⑤《国务院关于延长部分骨干教师、医生、科技人员退休年龄的通知》。
⑥《教育部关于高等学校贯彻执行﹤国务院关于高级专家离休退休若干问题的暂时行规定﹥的实施意见》。
⑦《中央组织部、劳动人事部关于女干部离休退休年龄问题的通知》。
⑧《中央组织部、人事部 关于认真执行干部退（离）休制度有关问题的通知》。
⑨《中共中央组织部关于中组发〔1988〕9号文件第二条规定适用范围的答复意见》。
⑩《人事部﹤关于高级专家退（离）休有关问题的通知﹥》。
《国务院办公厅印发关于加强参事室工作意见的通知》。
《机关事业单位县处级女干部和高级职称女性专业技术人员退休年龄问题的通知》。
一些高校根据国家有关规定，并结合学校实际情况，制定了延迟退休和提前退休政策。由于退休后的待遇与在职的待遇差别较大，且与工龄相关，因此，大部分学校教职工有延迟退休的诉求。一些学校也希望高层次人才延迟退休，继续发挥传帮带的作用，继续为学校争取重大项目等。一般来说，高校都要求延迟退休的教职工确应学校发展需要，正在承担重大项目，或者承担重要的学术兼职和社会职务等（见表4-8）。对于一些有特殊情况的教职工，一些高校也实行有条件的提前退休政策，例如，工作年限满30年；距国家规定的退休年龄不足5年，且工作年限满20年；或因病申请提前退休等。
高校教职工包括事业编和非事业编，在没有并轨之前，退休也是实行两种制度。事业编教职工退休后，退休费由学校管理；非事业编退休后，直接按社会化方式，由社保机构管理其退休费。在一些高校，退休工作由人事处和退休处共同管理，延迟退休工作涉及人事处的人才办和劳资科等部门，因为延迟退休与编制、岗位和薪酬相关。《关于机关事业单位工作人员养老保险制度改革的决定》（国发〔2015〕2号）和《关于贯彻落实﹤国务院关于机关事业单位干工作人员养老保险制度改革的决定﹥的通知》（人社部发〔2015〕28号）等政策文件实施后，高校事业编和非事业编的教职工退休后，必将执行同样的养老保险制度，因此，其退休方式也将并轨，在E-HR系统的操作方式也将统一，总体工作量会减少，但可能在政策执行初期和过渡期会有较多的改革实施工作量。
表4-8 部分高校对高层次人才的退休时间规定
（资料来源：相关高校网站公布的退休政策。）
退休管理工作也涉及教职工切身利益，有的学校分批次退休，有的学校实行到龄随时退休，涉及教职工个人、学院和相关职能部门，涉及人事信息变更、薪酬调整和社保管理，工作量也较大，E-HR系统支持下可以提供更高效和高质的管理与服务。E-HR系统的退休管理模块包括退休规则设置、退休提醒、单个退休登记、批量退休办理、延迟退休管理、退休调薪处理、退休人员查询等功能（见图4-14）。由于退休人员的年龄较大，可能不适应全部流程都实行线上操作，因此，应尽量减少教职工个人线上操作的流程，更多业务由二级单位、人事处或退休处等职能部门办理，支持线上线下结合办理业务。
图4-14 退休管理界面
——退休规则设置。无论是单个退休，还是批量办理退休，首先是要明确退休规则，最重要的就是根据其性别、岗位类别和岗位岗级、人才称号设定退休年龄，据此就能明确每个教职工的预计退休时间，也可对学校人力资源的变化情况做出预测。
——退休提醒。E-HR系统根据退休规则，通过个别或批量处理方式，筛选出退休提醒人员（就是按政策应该退休的，但不含已经做了延聘、无退休期限的教职工）。通过系统可以非常方便地查询到本年度、下年度、本月份、下月份将要退休的人员，已经过了退休期限还未办理退休手续的人员。对于一些特殊情况，退休管理人员要做出标注。
——退休与延迟退休登记。在E-HR系统支持下，人事处通过个别或批处理方式，办理三类业务：退休登记、延聘登记、无退休期限登记，进入到相应的列表（待退休人员、待延聘人员、无退休期限人员），对列表中的教职工进行相应处理，可以调整到其他列表。对要退休的人员，通过系统办理退休手续，登记退休信息，并建立退休人员信息库；已到退休退年龄，根据个人和单位情况，可提出延迟退休申请，经过审批通过后可以延迟退休。通过系统可以登记延迟退休信息，记录延迟退休的起止日期。延退期满后，可以办理退休手续，也可以继续提出延退申请。系统将记录教师的多次延退信息。
——退休申请表格打印。个人、二级单位都可以看到与之相关的待退休人员、待延聘人员信息，由个人填写或由二级单位代填退休申请表，二级单位对本单位的这两类人员审核意见后通过网络报送，同时支持系统打印后纸质盖章报送。对于已经报送材料的人员，做一个状态区分（如果必要，不交表的也可以直接办理退休和延聘登记）。
——退休办理。人事处对已经报送材料的人员，分别进行退休办理和延聘办理业务，系统自动处理人事信息变更（主要是人员状态、在岗状态的变更），确认退休时间、退休岗级、退休费的比例等，同时发送在职停薪和退休起薪通知。根据人员状态进入到相应的列表，可以对退休人员的信息进行增删改查和导入导出。
——退休调薪。在办理退休时，将通过系统确定退休费、退休补贴及其他津补贴。生成退休人员的工资变动数据和发放数据，导出Excel后提交给财务处或业务系统之间直接对接。如国家退休福利政策有调整，通过系统可以对退休工资做单个或批量变更，系统将记录变更原因、日期和变更内容，工资变动可追溯。
有些高校是分批办理退休登记，如每年4月和10月集中办理，E-HR支持批处理，当然也支持随时单个办理。E-HR系统要自动计算退休费的折算比例及退休费额度。这个主要考虑岗位级别及工作年限（见表4-9）。退休费=（岗位工资+薪级工资）×退休比例。国家规定的退休补贴、生活补贴、提租补贴、工改保留等，根据岗级对应相应的标准。此处的难点是要根据就高原则，对于双岗级人员确定退休的岗级待遇。
表4-9 退休后的工资待遇比例
近几年，高校退休人员的收入总体增长较快，退休人员满意度有所提高；高校对退休人员收入调整中的自由度降低；不同区域高校间退休人员的收入差距短期内不会消失；相比较收入的增长，高校退休人员更关注的是收入增长方面的公平性。高校退休人员的待遇也存在一些问题，例如，退休收入结构不合理，基本退休费比例较低；退休人员的收入差距较大高校的财政压力也在不断加大；养老金替代率不断下降；退休保障制度不健全且没有与经济发展同步增长的机制。建议优化退休收入结构，提高基本退休费比例；建立与经济发展同步增长的调资机制，提高养老金替代率；建立国家统筹基金，缩小高校之间退休人员的收入差距；加快养老制度改革，完善养老保障体系。[26]随着国发〔2015〕2号和人社部发〔2015〕28号等政策文件的执行，高校教职工的退休待遇保障问题会得到更好的解决。





4.7 在线离校简化手续和节省时间


流动机制不健全和退出机制不畅是高校人事制度改革面临的难题：一是人员退出难度大，解聘和辞退人员难以真正退出学校，也极易引发人事劳动争议，增加人事工作的难度和管理成本；二是校内人员单位调动和岗位变动流程不畅，低聘和降聘难以落实；三是养老保障社会化程度不高，学校压力大。近些年，一些高校为探索建立人员流动机制，引入人事代理、非升即走、非升即转等管理方式，根据合同约定加强聘期考核，取得一定成效，但没有从根本上扭转流动退出机制缺失的局面，这既有固有的观念问题，也有社会保障政策的制约。教育部人事司的调查显示，大家普遍认为高校应当推行社会养老保险改革，但对改革后的待遇变化以及新老过渡的稳定性存在疑虑。高校与企业采取不同的养老保障模式，在部分地区采取不同的医疗保障模式，从高校向企业或社会的流动事实上会造成福利损失。构建统一的社会化社会保障制度，是建立高校人员流动机制的制度保障。
离校管理是对在职人员离职的过程和相关信息的管理，包括离校人员登记、离校确认和离校人员信息管理。人事处劳资科负责为离校人员办理离校手续，登记离校信息，包括离校原因、离校日期、离校去向等。离校人员办理完各项离校手续后，在系统中确认人员离校，系统将自动进行一系列处理，包括：通知合同管理人员，在系统中解除合约；通知工资管理人员，及时对离校人员停薪；自动停止离校人员的系统账号；将离校人员信息从在职人员变更到离校人员（见图4-15）。这个过程还可能涉及资产处、财经处、网络中心、图书馆、人力资源服务中心等其他职能部门，主要是对与之相关的人财物事项停止服务情况的确认。因此，对于不必现场办理的业务，E-HR系统支持这些职能部门网上确认，这样离校人员就不必花费大量时间到各个职能部门现场办结。
离世也可以视为离校情况的一种，其业务办理流程与离校管理相似，既可以纳入离校管理模块，也可以单独配置离世管理模块。同样要办理离世手续、离世登记、离世调薪。人事处劳资科登记离世证明信息、变更人员状态，其他职能部门确认办结情况，薪酬管理部门根据停薪通知办理停薪业务。涉及抚恤金和安葬费的，按规定发放并登记。