无论是薪酬管理，还是数据共享，以及其他人事工作，其管理和服务的对象都是各类人力资源，以及与之相关的业务。学校人力资源类型多样，根据编制类别、工作时间、单位归属、经费来源、人员状态等形成复杂的分类体系，必然要求E-HR系统支持多样化分类的管理与服务。学校要根据发展目标制定人才队伍建设规划，组织招聘合适的教职工。公开招聘是补充人才队伍的重要方式，竞聘上岗是事业单位内部产生岗位人选的竞争性选拔方式。招聘合适的人才后，继而要提供入职报到、人事信息管理、合同管理、档案管理等服务。有入职，自然也有离职和离退人员管理。人才特别是高层次人才工作是人事工作的重点，一般来说，高校都设有专门的人才办或挂靠人事处，总体负责学校的高层次人才招聘、管理和服务工作。博士后作为学校人力资源的重要组成部分，既在一定程度上纳入学校的人力资源分类管理体系，也有自己独特的管理规则。在事业编制人员之外，学校还聘用了大量的非事业编制人员，这对大部分高校来说都是一个常见的管理难题，双轨制的情形下，合同管理和社保管理尤为重要。总之，以人才工作为重点，提供分类的管理与服务体系，是一切人事工作的起点和重点。各类人才在这类业务流程中，首次接触E-HR系统，系统必须提供流程优化、操作简捷、满足需求的功能，才有可能吸引用户从此乐意用好系统。

人事信息管理是E-HR系统的基础，甚至是学校整体信息化和其他业务系统建设和应用的基础，人事信息提供了教职工的工作证号这一唯一编码。E-HR系统支持维护学校所有教职工的人事信息，提供对这些人员从入职、内部流转、到退休或离校的整个过程的信息管理。通过系统可建立全校性的教职工信息库，并实现人事处内设部门之间的共享，以及人事处与其他职能部门之间的共享。教职工信息库不仅可以体现教职工当前的信息，还能记录历史信息，追溯各项信息的历史过程，甚至通过数据快照建立时间节点人事信息库。
●基本信息。包括工作证号、姓名、姓名拼音、性别、出生日期、民族、国家/地区、证件类型、证件号码、政治面貌、加入党团时间、原工作单位、健康状况、籍贯、出生地等。各个学校记录关注的信息可能不一样，因此，系统支持灵活自定义这些对象及其属性，其他扩展信息和子集信息也可灵活设置。
●人事关系信息。包括所在单位、子单位、兼职单位、编制类别、人员分类、来源、来源地区、人员身份、人事关系转否、人事转入时间、岗位类别、岗位子类别、人员状态、在岗情况、参加工作日期、间断工龄、到校日期、是否需转正定级、转正定级时间等。对于离校和离退人员，还需要包括离校日期、离校途径、离校去向、离退日期、离退类别、离退岗级、离世日期等，这些信息也可作为子集信息。
●合同信息。包括合同类型、合同岗位类别、聘期类型、合同期限、签订日期、生效日期、结束日期、合同状态等。合同信息涉及过程管理，在合同管理模块按子集信息维护。合同信息是人事劳动关系的重要依据，必须与签字的纸质合同一致。
●岗位信息。包括岗位类别、岗位等级、专业技术职务、专业技术职务任职时间、岗位分级时间、岗位聘期始、岗位聘期止、岗位备注等。学校教职工的岗位类别主要分为专业技术、管理和工勤三类，有些教职工兼有两个岗位类别，即专业技术岗位人员和部分有专业技术职务资格的行政管理人员、行政管理岗位人员和部分有行政职务的专业技术人员这两类特殊的情况。因此，为了系统其他业务模块更清晰地根据岗位信息进行业务处理，E-HR系统将专业技术、管理和工勤三类岗位信息分别存储，在岗位管理模块对其分别进行当前信息和过程信息维护。
●行政职务信息。包括行政职务、任职部门、任现职时间、任职级别、职务状态、职务类别、是否现职务、上岗方式、任职结束时间等。行政职务信息需要与管理岗位信息自动关联，由人事处或组织部通过职务任免模块维护。
●学科信息。包括学科门类、一级学科、二级学科、学科性质等。学科信息主要关注一级学科，只要选择了一级学科，其他对象属性可以根据公共代码表自动匹配。由于有的教职工可能归属多个一级学科，因此，学科信息作为子集管理。
●联系方式信息。包括通讯地址、通讯地址邮编、居住地址、居住地址邮编、户籍地址、户籍邮编、电子信箱、手机号、家庭电话等。联系方式信息很多档案管理需要，手机号和电子信箱的收集，对于在业务办理过程中的信息推送是必要的。
●学习经历信息。包括学历、毕业学校、毕业时间、是否最高学历、学位、学位授予单位、学位授予日期、博士后专业、博士后进站时间、博士后出站日期、博士后院校、博士后年限。学历信息与工资关联，因此需要收集完整的学历信息。由于一般教职工都有多条学历经历信息，因此，学历信息一般也存为子集信息。
●薪酬信息。包括薪酬模式、薪酬模式细类、年薪制类别、年薪额等。基本的薪酬信息是教职工的重要人事信息，也是调薪业务的重要依据，但仅限于教职工个人、人事管理人员和薪酬管理人员查询和操作。
●社保信息。包括参保人员类别、社保类别、首次参保时间、是否工伤职工等。社保信息是社保业务办理的重要依据，也是人事信息管理、工资管理和社保管理模块关联的基础信息，参保人员名单、社保基数和金额在社保管理模块设置。
●家庭成员信息。包括婚姻状况、家庭成员姓名、证件号码、工作单位、联系电话、与本人关系、户口所在地、是否随迁等。家庭成员信息作为子集，配偶信息只是其中一类信息。家庭成员信息是档案信息，也与资产处、校医院等其他职能部门的业务办理相关，有些学校子女入托也与之相关。
教职工信息库最常用、最被低估的功能就是信息查询并支持导出。系统提供简单直接的快捷查询，并提供可随意组合查询条件的高级查询。查询时，可以将教职工基本信息和相关的子集信息联合在一起查询。在查询结果基础上，保留现有查询条件，输入新的查询条件，可以进行二次查询。教职工信息查询结果一般用列表方式展示。对于经常要用的教职工名单列表，可将查询条件、列表字段等信息保存起来，形成各类花名册，以备下次直接使用，不用再重复设置。在查询出来的教职工列表中，双击查询出的某条记录，即可查看该教职工的详细信息和子集信息，既包括教职工当前的情况，也可追溯其历史过程记录。教职工信息查询的结果列表，可以自定义字段导出成Excel格式文件，便于进一步处理和使用数据。对于经常用到的导出字段，还可以自定义保存为常用导出字段。对于教职工查询模块，比较常见的显示方式是左侧为教职工分类，可以在选定的分类名单中查询；右侧上部分为常用查询条件，中间有按钮支持高级查询；右侧下部分为教职工信息列表，自定义显示基本的字段，并可视化查询的结果；单击查询结果，就可以进入教职工详情和子集页面



不同角色分权限查询和导出共享信息


教职工信息可以向全校教职工、人事处各内设部门、各二级单位和相关职能部门开放。但为保证数据的安全，需要为每类角色用户设置详细的权限方案。权限设置可精确到字段，包括字段的增删改查和导入导出权限。通过权限设置，还可以有效控制各类用户的授权范围。这种授权和具体的真实用户角色绑定，并可以灵活新增、撤销或调整。
为保证教职工信息库的准确性、实时性和安全性，可通过系统建立一套全校性的人事信息的采集和维护机制，并实现分角色权限查询和导出（见表3-3）。教职工在入职报到时，根据档案信息尽可能自行或由人事处劳资科录入最完整和准确的信息。个人可以查阅自己的人事信息，如果有修改，个人提交修改申请，由所在单位审核，然后由人事处审核，审核通过后，修改内容生效。针对教职工信息的任何改动，均可进行日志记录，保留修改痕迹。日志记录内容包括操作人、操作日期、操作方式、操作数据内容等。但是，教职工查询模块主要功能还是聚焦在信息查询，修改权限只赋予个人和人事处劳资科。
表3-3 教职工信息查询与共享需求表
由于有些高校开始并没有E-HR系统，人事信息数据一般都存储在Excel表格中，因此，在数据初始化阶段，E-HR系统提供历史数据的自助导入功能。导入时，可由系统自动进行字段匹配，也可手工调整字段匹配情况。对于批量信息的更新，可以采用导入更新的方式（见图3-7）。这种导入的好处就是，只要有一个Excel表格，不需要限定字段名称，只要上载需要导入的Excel文件后，可以根据需要选择追加模式或更新模式，自动或手工匹配可导入的字段和导入文件的字段。系统后台自动运行，要么全部导入，要不一条记录也不要导入，而且，系统对不符合导入条件的信息会报错提醒。
总体来说，E-HR系统的管理员可以有超级管理权限，只要赋权，可以对教职工信息进行增删改查和导入导出；人事处的劳资科是人事信息的负责部门，这个角色也应该具有数据增删改查和导入导出权限，但不建议在教职工查询模块直接进行数据修改，建议在人事管理模块根据业务流程对各类信息进行修改和审核操作；教职工个人可以查询和导出本人所有的基本信息和子集信息，并可以提出修改申请；人事处内设的其他部门和学校的其他职能部门在教职工查询模块，其权限应该限定在授权范围、授权字段的查询和导出；学院作为二级单位可以查询和导出本单位教职工的授权字段的基本信息和子集信息。除此之外，其他业务系统可以根据需求和授权，通过视图的方式共享授权字段的教职工基本信息和子集信息。